Automatización Empresarial: 10 Procesos para Ahorrar Tiempo

Mantenerse al día con las solicitudes de los clientes, los datos y el marketing puede ser exigente para los propietarios de pequeñas empresas. Cuando las tareas comienzan a superar las horas del día, es prudente apoyarse en la tecnología y la automatización para aliviar algunos de tus pendientes y optimizar sus procesos.

Afortunadamente, la era digital ha impulsado la creación de herramientas de automatización empresarial que pueden aumentar tu eficiencia y encargarse de las tareas laboriosas que te impiden concentrarte en el núcleo de tu negocio. Al adoptar herramientas de automatización empresarial, estarás en buena compañía.

Según una encuesta global de McKinsey de 2020, el 66% de las empresas de diferentes industrias estaban automatizando al menos un proceso comercial.

Un informe encontró que la automatización empresarial:

• Permite a los empleados enfocarse en trabajos de mayor valor.
• Proporciona soporte, servicio y operatividad 24/7.
• Crea un servicio más rápido, reduciendo el tiempo de procesamiento de días a minutos.
• Aumenta los ahorros en un 20% o más.

Sigue leyendo para aprender sobre 10 procesos empresariales que puedes automatizar para aumentar la eficiencia. Si buscas una plataforma empresarial todo en uno que permita a tus clientes encontrar, reservar, pagar y revisar tus servicios por su cuenta, prueba GoSite.

1. Respuestas a Correos

Hoy en día, el correo electrónico es fundamental. Las bandejas de entrada están inundadas de solicitudes y comentarios de clientes. Puede ser difícil mantener el ritmo con el flujo de mensajes. Un excelente lugar para comenzar a automatizar tu negocio es en tus respuestas por correo electrónico.

Con muchos especialistas en marketing rastreando el éxito con las tasas de respuesta de correos electrónicos, utilizar una herramienta de automatización puede impulsar un aumento del 14.5% en la productividad de ventas. Desde un rápido "gracias" hasta dirigir a los clientes a preguntas frecuentes relevantes, las respuestas automáticas por correo electrónico pueden atender rápidamente a los clientes y mantener a los propietarios de pequeñas empresas comprometidos en otras tareas.

2. Automatización de Mensajes de Voz

Los correos electrónicos no son la única forma en que los clientes pueden contactarte. Muchos clientes dejarán mensajes de voz para solicitar servicios urgentes. Y aunque los mensajes de texto, los correos electrónicos y los mensajes directos han reemplazado en gran medida a los mensajes de voz, es un medio importante a monitorear. Cuando los clientes llaman y dejan un mensaje, es porque esperan una respuesta.

La automatización de mensajes de voz comienza con un saludo simple. Uno que alinee expectativas y te permita abordar preguntas comunes de los clientes antes de devolver la llamada.

3. Redes Sociales

Interactuar con los seguidores, publicar y crear contenido para redes sociales puede consumir mucho tiempo. Afortunadamente, existen varias herramientas de automatización que puedes utilizar para gestionar Instagram, Facebook, LinkedIn, Yelp y otros canales, permitiéndote programar contenido, analizar datos y responder de manera más eficiente.

Según Instapage, automatizar publicaciones y anuncios en redes sociales puede ahorrar más de seis horas a la semana.

4. Gestión de Leads

Responder y nutrir leads es un aspecto importante de ser dueño de un pequeño negocio. Dado que la relación comercial con los leads puede ser bastante delicada, es posible que dudes en automatizarla.

Sin embargo, la gestión de leads aún puede tener un toque humano, incluso con la automatización.

La automatización puede eliminar gran parte del trabajo tedioso que viene con los leads entrantes, como seguimientos por correo electrónico, ofertas especiales, códigos de descuento temporales y más. Si tienes el presupuesto para un software de automatización de leads, puede valer la pena tu inversión. De hecho, los especialistas en marketing informaron un aumento del 80% en leads utilizando algún tipo de software de automatización de leads, lo que optimiza procesos y permite ahorrar tiempo en gestión de clientes.

5. Chatbots

Los chatbots se han convertido en una herramienta de automatización poderosa tanto para pequeñas como para grandes empresas. No solo es una forma preferida para que los clientes se comuniquen, sino que pueden aliviar problemas de los clientes antes de que lleguen a tu escritorio.

Las preguntas y respuestas preprogramadas pueden reducir el tiempo y hasta un 30% de los costos operativos, permitiéndote enfocarte en otros aspectos de tu negocio.

Al implementar un chatbot, asegúrate de que ofrezca todas las características esenciales que tu negocio necesita para ayudar a los visitantes de tu sitio web a autoservirse y encontrar la solución que están buscando.

6. Facturación

Emitir facturas, enviar recordatorios de pago y facilitar depósitos bancarios se vuelve más fácil a través de la automatización. Si no quieres estar persiguiendo a los clientes, busca un software de facturación y pago que lo haga por ti, optimizando procesos administrativos y asegurando un flujo de ingresos constante.

Con múltiples clientes atendidos cada día, lo último que quieres es dejar que una factura se pase por alto. La automatización empresarial también asegura que tus clientes puedan pagar en línea, lo cual es un método preferido entre la mayoría de los compradores. De hecho, los pagos sin contacto que aceptan pagos en línea vieron un aumento en los ingresos y en la satisfacción del cliente.

7. Programación de Citas

Seamos sinceros: programar citas se ha vuelto un inconveniente. Es mucho más fácil programar citas en línea, con tu agenda frente a ti, que depender de una llamada telefónica de un negocio. Los propietarios de pequeñas empresas pueden quitar esa frustración de las manos de los clientes utilizando un software de programación para negocios.

La facilidad para hacer citas será de gran valor tanto para ti como para tus clientes. Con el 76% de los clientes utilizando dispositivos móviles para reservar citas, permitirles reservar, reprogramar y cancelar citas sin interferencias le ahorrará tiempo y dinero a ambos.

8. Solicitando Reseñas

Otro proceso beneficioso para incluir en tu negocio es tener un sistema de automatización para solicitar reseñas de manera instantánea. Sorprendentemente, el 93% de los clientes dice que las reseñas en línea impactan sus decisiones de compra.

Las reseñas son importantes no solo en calidad, sino también en cantidad, por lo que es fundamental incitar a los clientes a dejar una reseña después de cada servicio. Solicitar una reseña puede hacerse mediante un simple recordatorio por mensaje de texto o correo electrónico. Un buen ciclo de reseñas es crucial para las pequeñas empresas: si los clientes están encantados con tu servicio, una gran reseña conducirá a otra venta, y así sucesivamente.

9. Referencias

No importa tu presencia en redes sociales o campañas llamativas, las referencias siguen siendo el rey. Convertir una venta en otra es clave para alcanzar el equilibrio y generar ganancias mientras optimizas procesos y maximizas la satisfacción de los clientes.

Las referencias, especialmente las automatizadas, impulsan la reputación de una pequeña empresa entre su audiencia principal. Haz que valga la pena para tus clientes ofreciendo descuentos y créditos por referencias exitosas.

10. Datos del Consumidor 

Los leads de clientes llegan de todas direcciones: redes sociales, campañas de marketing y sitios de reseñas. Automatizar cómo capturas, almacenas y utilizas los datos de los clientes será crucial para escalar tu negocio. A medida que la lista de clientes crece, el volumen puede dificultar la gestión y el soporte, lo que hace que la automatización sea esencial para ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia.

Con un Contact Hub, esos datos se organizan y almacenan fácilmente para ser analizados y utilizados como mejor te parezca en tu negocio. También te ayuda a identificar tendencias para definir mejor tu audiencia objetivo y entender cómo los clientes llegan al embudo de ventas.

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