¿Cuánto tiempo has estado al teléfono hoy para reservar, cancelar o reprogramar citas? Probablemente demasiado. ¿La solución? Una aplicación de reservas online.
Ahora imagina el mismo escenario, pero con una aplicación de programación. Eliminarías todas esas idas y venidas perdidas por teléfono y tendrías más tiempo para dedicar a hacer las tareas que requieren tu atención. Piensa en todo el tiempo que tú y tu cliente recuperarían en sus días.
Una aplicación de programación facilita el proceso de reserva al hacer que sea más fácil para los clientes programar tiempo contigo mediante la eliminación de correos electrónicos y llamadas innecesarias. También te permite acelerar su proceso de ventas al permitir a los clientes potenciales y actuales programar citas basadas en su disponibilidad cuando es mejor para ellos.
Dependiendo de tu negocio y qué tipo de software de reservas necesitas, puedes tener requisitos específicos y más avanzados. Sin embargo, hay algunas características esenciales que cada aplicación de programación debe tener.
Como mínimo, una app de programación de citas debe proporcionar a los clientes un calendario con tu disponibilidad y la de tus empleados en tu organización para que puedan programar una cita o reservar una franja horaria simplemente proporcionando alguna información.
Esta herramienta de autoservicio reduce la larga tarea de llamadas telefónicas de ida y vuelta tratando de establecer una fecha y hora acordada, así como la necesidad de las llamadas telefónicas adicionales a los clientes para recuperar la información que falta para llenar los espacios en blanco.
El proceso de programación debe ser intuitivo, fácil y rápido para tus clientes. Esto también beneficia a tu negocio, ya que elimina el margen de error humano y la doble reserva.
Mantener un registro de tu propio horario es lo suficientemente difícil como para que cuando se agrega el horario de tus empleados y tus clientes a la mezcla, se hace casi imposible. Una app de programación proporciona una cómoda gestión de calendarios, que te permite crear citas y reuniones en tu calendario, mostrar la disponibilidad y compartirlas sin problemas con todos tus empleados y clientes.
Las aplicaciones de gestión de calendarios te permiten crear citas y reuniones en tu calendario, mostrar la disponibilidad y compartirlas sin problemas con todos tus empleados y clientes.
Esto reduce el riesgo de error humano porque todo el mundo tiene acceso a la misma información a la que se puede acceder en cualquier momento y lugar. También proporciona flexibilidad. Tus clientes tienen acceso a tu disponibilidad para que puedan programar una hora conveniente que funcione para ambos.
El envío de avisos recordatorios es fundamental para la programación de citas. A veces no tenemos papel y boligrafo para apuntar la información o quizás se nos olvida apuntar una cita en nuestro calendario y acabamos llegando tarde o pasándola completamente por alto - sin ni siquiera darnos cuenta. Esto ocurre más de lo que nos gustaría admitir. Por eso el envío de alertas automáticas de recordatorio es tan fundamental para la gestión eficiente del tiempo.
Los mensajes automatizados le permiten enviar notificaciones automáticas - a través de correo electrónico, llamada telefónica o mensaje de texto - a los clientes sobre las próximas citas. Esto ahorra tiempo gracias a la gestión automatizada de las reservas y las comunicaciones. También ayuda a avisar de cancelaciones o reprogramaciones, a rellenar rápidamente los huecos vacíos añadiendo los nuevos disponibles al calendario, y a reducir el número de no-shows.
A diferencia de las reservas que se introducen manualmente, cuando se realiza una solicitud de cita, el sistema puede confirmarla o denegarla automáticamente, dependiendo de tu disponibilidad. Esta característica es especialmente útil para los trabajadores móviles.
Cualquier reserva realizada sobre el terreno se carga automáticamente en el software, donde tú y todos tus empleados pueden consultarla. Los clientes también pueden programar sus propias citas en tiempo real en línea o a través de una aplicación móvil. El software moderno de programación de citas es capaz de reconocer esto y escanea todas estas fuentes en tiempo real, lo que elimina las reservas dobles.
Tú debes ser capaz de acceder a tu aplicación de programación en tu dispositivo móvil para que puedas comprobar tu horario, gestionar reservas y tomar el control de tu calendario dondequiera que tu negocio te lleve.
Un sistema de reservas online tiene que ser amigable con los móviles también para tus clientes. El diseño tiene que ser mobile-first para que tus clientes puedan fácil y cómodamente reservar tus servicios sobre la marcha utilizando cualquier dispositivo inteligente - sin ninguna fricción.
Cuando un cliente reserva un espacio de tiempo contigo, el tiempo se bloquea en tu calendario y se envía una confirmación al cliente potencial o cliente que hizo la cita. Esto simplifica el proceso de programación para que pueda hacer más reservas en menos tiempo.
Tu aplicación de programación debe ser capaz de trabajar con tu procesador de pagos y tu software de CRM. Puedes integrar tu herramienta de pago en tu sistema de reservas para permitir a los clientes pagar por adelantado o dejar un depósito, lo que facilita el pago y reduce las no presentaciones.
Tu aplicación de programación también debe integrarse directamente con tu sistema CRM para que puedas realizar un seguimiento de tus contactos y citas.
La rapidez y facilidad de las reservas en línea ahorran tiempo al personal y mejoran el servicio al cliente. La conveniencia de la automatización que una aplicación de programación proporciona es un cambio de juego para las empresas de todos los tamaños. Pero cuando tú estes eligiendo lo que la aplicación de programación es adecuado para ti, tienes que estar seguro de que incluyes las características clave enumeradas anteriormente.
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