Cómo Hacer Un Seguimiento de los Gastos de un Pequeño Negocio

Los propietarios de pequeños negocios tienen mucho en sus manos. La gestión financiera puede parecer abrumadora. Gran parte de tu éxito depende de tomar las decisiones financieras correctas para tu negocio, y unas finanzas desorganizadas pueden llevar al desastre si no conoces tu situación actual.

Aprender cómo hacer un seguimiento de los gastos de tu pequeño negocio es una parte esencial de la gestión financiera. Debes saber cómo mantener registros, realizar tareas básicas de contabilidad gestionar las facturas y crear presupuestos mensuales que reflejen el costo real de operar tu negocio.

Lee a continuación para conocer algunos de los gastos que puedes esperar como propietario de un pequeño negocio, así como cómo hacer un seguimiento de ellos y gestionar mejor tus finanzas.

Ir a:

• ¿Qué Tipo de Gastos Puedes Esperar Como Propietario de un Pequeño Negocio?

• Suministros de Oficina

• Costos de Empleado

• Viajes de Negocio

• Gastos Operativos

• 8 Consejos para una Mejor Gestión de Gastos

• 1. Establece un Proceso para Guardar Recibos

• 2. Abre una Tarjeta de Crédito para tu Negocio

• 3. Establece un Presupuesto Mensual

• 4. Sé Estratégico con las Deducciones de Impuestos

• 5. Analiza tus Hábitos de Gasto para Identificar Ahorros

• 6. Separa los Gastos Mensuales por Categorías de Gasto

• 7. Invierte en un Software de Contabilidad

• 8. Define el Método de Contabilidad que Utilizarás

• Toma Mejores Decisiones Financieras para Tu Negocio con un Seguimiento Adecuado de los Gastos

¿Qué Tipo de Gastos Puedes Esperar Como Propietario de un Pequeño Negocio?

La razón número uno para el fracaso empresarial es que el negocio se quedó sin dinero. - CBI Insights

Las finanzas de tu negocio se ven afectadas por muchos factores. Pero tus gastos son uno de los más importantes. Debes estar al tanto de cuánto dinero está gastando tu negocio.

A continuación, se presentan algunos de los gastos significativos que puedes esperar como propietario de un pequeño negocio. Si eres nuevo en la contabilidad de negocios o en el seguimiento de gastos, puede que quieras agregar los gastos relevantes que te vengan a la mente mientras revisas esta lista a una hoja de cálculo. Smartsheet ofrece una colección de plantillas gratuitas que puedes descargar para comenzar y llevar un mejor control de costo de tus operaciones.

Haz clic en la imagen arriba para ver las plantillas gratuitas de Smartsheet.

Suministros de Oficina

Los suministros de oficina incluyen los materiales que necesitas para realizar tareas administrativas. Los suministros de oficina podrían incluir papel, cartuchos de tinta o bolígrafos y lápices. La mayoría de los suministros de oficina se deducen de la cuenta de gastos cuando el negocio los utiliza.

Las empresas también pueden tener gastos de oficina, una categoría más general de productos y servicios que un negocio usa para mantener su oficina en funcionamiento. Los gastos de oficina podrían incluir servicios de limpieza y mantenimiento, software o incluso facturas de servicios públicos necesarios para el negocio.

Costo de Empleado

En promedio, un empleado costará entre 1.25 y 1.4 veces su salario base. Por ejemplo, pagar a un empleado $35,000 al año puede costar entre $43,750 y $49,000. Este número generalmente incluye:

• El salario base del empleado
• Beneficios
• Impuestos sobre la nómina

Sin embargo, los gastos de tu negocio también pueden incluir el seguro de compensación laboral, los gastos de reclutamiento y los costos generales. Debes estar al tanto de los requisitos para empleados en tu área y de las facturas relacionados con su contratación y mantenimiento. Y deberías ser capaz de estimar cuánto costará un empleado antes de contratarlo.

Fuente: Patriot Software

Viajes de Negocio

Los gastos de viaje incluirán cualquier costo asociado con viajar fuera de tu lugar principal de negocios. La ubicación de tu negocio es tu “hogar fiscal”, que generalmente consiste en toda la ciudad. Por lo tanto, debes viajar fuera de tu hogar fiscal por motivos comerciales para deducir los gastos de tus impuestos.

Los gastos de viaje de negocios pueden incluir transporte, uso de tu vehículo, alojamiento, comidas, tarifas de equipaje, servicios de lavandería y otros costos necesarios.

Gastos Operativos

Tus gastos operativos son cualquier compra para el negocio, excepto los gastos relacionados con la producción, necesarios para mantener tu negocio en funcionamiento. Los gastos operativos pueden incluir:

• Alquiler y servicios públicos
• Impuestos sobre la propiedad
• Algunos costos de empleados
• Gastos de ventas y marketing

Los gastos operativos constituyen una parte considerable de los gastos de un pequeño negocio, lo que contribuye a la salud financiera de una empresa.

8 Consejos para una Mejor Gestión de Gastos

Puede que te sientas un poco abrumado por la cantidad de gestión financiera necesaria para operar un negocio. Pero puedes organizar tus finanzas y establecer procesos para facilitarlo. Lee los consejos a continuación para aprender a llevar un control de los gastos de tu pequeño negocio.

1. Establece un Proceso para Guardar Recibos

Guardar recibos es una parte esencial del seguimiento de gastos. Puedes tener recibos en papel y digitales, los cuales proporcionan registros sólidos en la época de impuestos. El IRS requiere que las pequeñas empresas conserven los recibos en papel durante al menos tres años. Puede ser confuso tenerlos desorganizados cuando intentas presentar declaraciones de impuestos, gestionar las facturas o hacer tu contabilidad regular.

Debes almacenar los recibos en papel de forma segura para evitar que se desvanezcan o se rasguen. Puedes usar un sobre, carpetas o una carpeta de anillas. Algunos métodos te permiten organizarlos por meses o categorías de gastos. Todo depende de tu preferencia organizativa. También puedes digitalizar tus recibos en papel para reducir las posibilidades de dañarlos.

Debes almacenar los recibos digitales para un acceso fácil. Por ejemplo, algunos programas de contabilidad permiten a los usuarios cargar imágenes o scans de sus recibos para mantenerlos en la nube. También puedes almacenar recibos de correo electrónico o capturas de pantalla de otros recibos digitales para mayor control de los gastos del negocio.

Una última consideración es hacer anotaciones para especificar detalles sobre la compra. Por ejemplo, si tienes una comida con un cliente, anota el nombre del cliente y el propósito de la reunión. Es necesario mantener separados los costos de negocios de las compras personales para evitar confusiones en las facturas.

2. Abre una Tarjeta de Crédito para tu Negocio

Aproximadamente el 23% de las empresas piden dinero prestado al menos una vez por trimestre. Las tarjetas de crédito pueden ofrecer acceso a financiamiento y abrir flujo de efectivo. Pero también pueden ayudar a mantener tus registros financieros organizados, especialmente los gastos y facturas de tu negocio.

Debes tener cuentas bancarias separadas para uso empresarial y personal. Esta separación facilitará el seguimiento de recibos y facturas, y también tendrás acceso a estados de cuenta bancarios separados que pueden respaldar tus registros contables.

Fuente: RKL

Las tarjetas de crédito ofrecen más que una cuenta corriente y de ahorros básica. Puedes ser aprobado para una tarjeta que ofrezca recompensas o devolución de efectivo. Busca una tarjeta que se ajuste a tus necesidades y gastos del negocio. Por ejemplo, si viajas mucho por trabajo, es posible que desees una tarjeta que ofrezca recompensas en viajes o millas aéreas para reducir costos.

3. Establece un Presupuesto Mensual

Un presupuesto mensual es una de las mejores maneras de tomar decisiones informadas sobre tus finanzas futuras y controlar los costos del negocio. Requiere que revises tus gastos pasados y los ingresos del negocio para planificar cuánto puedes gastar ahora.

Los presupuestos empresariales pueden ayudarte a prepararte para el crecimiento y optimizar gastos. Es probable que utilices tus fondos de manera más efectiva, especialmente cuando estás entusiasmado con poner en marcha tu negocio. También puedes planificar para pagar deudas o trabajar en oportunidades de inversión.

Al planificar tu presupuesto, primero necesitas estimar tus ingresos. Luego puedes restar tus gastos fijos, como alquiler, nómina, facturas recurrentes, etc., y luego determinar tus gastos variables, como salario del propietario, costos de marketing, etc. Es posible que puedas ajustar tus gastos variables según los ingresos que esperas para el mes.

Puedes usar los fondos restantes para establecer un fondo de emergencia, ahorrar para meses de bajos ingresos o invertir en gastos de capital y crecimiento. Tu presupuesto facilitará el seguimiento de gastos y te dará una idea general de a dónde va tu dinero.

4. Sé Estratégico con las Deducciones de Impuestos

Cada vez que registras gastos del negocio, reduces la cantidad que necesitas pagar en impuestos. Por lo tanto, cuanto más gastas, menos pagas. Esto no significa que debas gastar todo tu dinero en cualquier cosa que quieras para tu negocio. Pero sí significa que debes tener una estrategia para reducir tus impuestos.

Puedes reducir tus impuestos contabilizando costos de inicio, gastos de oficina en casa, contribuciones a la jubilación y más facturas relacionadas con el negocio. Por ejemplo, si tienes un espacio de oficina en casa, puedes calcular el alquiler y los servicios públicos basados en tu actividad empresarial en casa y deducirlo como un gasto.

Además, donar a la caridad podría tener múltiples beneficios. Primero, puede reducir tu carga fiscal. Pero también puede ayudarte a conectar con clientes y promover una buena causa.

Finalmente, debes trabajar con un contador profesional o experto en impuestos para asegurarte de obtener las mejores deducciones para tu negocio.

5. Analiza tus Hábitos de Gasto para Identificar Ahorros

Si puedes reducir tus gastos, puedes ahorrar dinero y facilitar el seguimiento de tus gastos. Puedes negociar facturas o eliminar gastos diarios innecesarios para mejorar el flujo de efectivo de tu negocio.

Una de las mejores maneras de comenzar a buscar ahorros es revisar tus gastos recurrentes. Es posible que pagues suscripciones, servicios o proveedores que no son necesarios para las operaciones de tu negocio. Si puedes eliminar alguno de estos, es un gasto menos para seguir, y ahorrarás dinero cada mes.

Otra práctica que debes adoptar es reevaluar tus pólizas de seguro cada año. Las tarifas de seguro fluctúan en función de muchos factores diferentes. Debes contar con un profesional que determine si todavía estás obteniendo las mejores tarifas.

Finalmente, debes aprovechar los recursos gratuitos siempre que sea posible. Por ejemplo, intenta construir una estrategia de marketing en redes sociales orgánicas para interactuar con tu audiencia en lugar de depender demasiado en la compra de anuncios.

6. Separa los Gastos Mensuales por Categorías de Gasto

Algunas categorías comunes de gastos para pequeñas empresas incluyen:

• Publicidad
• Seguros
• Gastos y suministros de oficina
• Franqueo y envío
• Renta y servicios públicos
• Salario y beneficios de empleados
• Viajes de negocios

Puedes configurar tus categorías de gastos basándote en tu negocio. Si descubres que gastas mucho en una categoría, es posible que desees mantenerla separada. Por otro lado, las empresas con menos gastos en esa categoría pueden combinarla con otra.

En algunos casos, también puedes automatizar tus gastos para que tu software de contabilidad los ingrese en una categoría específica. Por ejemplo, puedes emparejar las facturas de los proveedores con la categoría correcta en lugar de ingresar la transacción manualmente.

Dicho esto, debes tener un horario para revisar regularmente los gastos de tu negocio. El software puede ser conveniente, pero verificar que los costos estén en la categoría correcta puede ahorrarte problemas a la hora de presentar los impuestos.

7. Invierte en un Software de Contabilidad

Aproximadamente el 64% de las pequeñas empresas en los Estados Unidos utilizan software de contabilidad. Además, el 20% de las empresas que no utilizan software de contabilidad probablemente tendrán dificultades en su primer año para controlar sus costos operativos.

El software de contabilidad ofrece muchos beneficios para los propietarios de negocios ocupados. Puede conectarse con tus cuentas bancarias para automatizar transacciones, proporcionar contabilidad móvil y generar informes financieros para evaluar tu situación financiera y flujo de efectivo.

Algunos de los mejores software de contabilidad para gestión de gastos incluyen:

• Certify. Tiene una tarifa de configuración costosa, pero ofrece todas las características que los propietarios de pequeñas empresas necesitan para controlar costos y crea conexiones con recibos en caso de auditorías.
• Expensify. Es muy fácil de usar. Se enfoca principalmente en almacenar recibos y categorizar gastos, pero tiene muchas otras características valiosas para la gestión financiera.
• Freshbooks. Puedes rastrear todos tus gastos con Freshbooks, y también ofrece otras funciones, como facturación empresarial.
• Quickbooks. Quickbooks tiene muchas características de contabilidad pero puede ser ligeramente más costoso. Puedes rastrear gastos y crear informes financieros como el estado de resultados.

Cualquiera de los software mencionados puede ayudar a gestionar tus finanzas del negocio. Puede ahorrar tiempo a los propietarios de negocios y empleados para enfocarse en otros proyectos, y mantiene todos tus gastos en un solo lugar para un mejor control de costos.

8. Define el Método de Contabilidad que Utilizarás 

Existen dos métodos principales de contabilidad: contabilidad de caja y contabilidad de acumulación.

• La contabilidad de caja requiere que registres los ingresos cuando se reciben y los gastos cuando se pagan. Por ejemplo, podrías recibir una factura de un proveedor pero pagarla dos semanas después. Si utilizas la contabilidad de caja, registrarás el pago en el día en que pagaste la factura.
• La contabilidad de acumulación varía en el sentido de que registras los ingresos cuando los ganas y los gastos cuando los incurres. Usando el ejemplo anterior, si utilizas la contabilidad de acumulación, registrarás el pago en el día en que recibes la factura.

Puedes elegir cualquiera de los métodos si has generado menos de $25 millones en ingresos en los últimos tres años. Sin embargo, debes utilizar la contabilidad de acumulación si has superado estos límites.

La mayoría de las pequeñas empresas elige utilizar la contabilidad de caja. El mantenimiento de registros suele ser más fácil con la contabilidad de caja porque los recibos y los extractos bancarios se alinearán más fácilmente con tus transacciones financieras y gastos del negocio.

Toma Mejores Decisiones Financieras para Tu Negocio con un Seguimiento Adecuado de los Gastos

Registrar tus gastos es crucial para mantener tus finanzas en orden. Los propietarios de pequeñas empresas son responsables de tomar decisiones financieras para mantener el crecimiento de sus negocios. Organizar tus finanzas y controlar costos es la mejor manera de evitar contratiempos.

Ahora que sabes cómo rastrear los gastos del negocio, necesitas aprender a recolectar ingresos que puedas usar para pagar tus facturas y costos operativos. GoSite ha creado su plataforma de Facturas para ayudar a los propietarios de pequeñas empresas a crear y enviar facturas, enviar recordatorios de pago y recaudar pagos, mejorando así el flujo de efectivo del negocio.