Pagos en mora: La pesadilla de cualquier dueño de un negocio.
Es un problema que puede salir rápidamente de control, causando problemas de flujo de caja e incluso (en casos extremos) bancarrota.
¡Como si dirigir tu negocio no fuera lo suficientemente difícil!
Desafortunadamente, los pagos atrasados son inevitables. Pero como dueño de negocio, lo que ocurre después de que una factura se vuelve atrasada está completamente bajo tu control.
De eso es de lo que vamos a hablar hoy. A continuación, aprenderás cómo armarte con el conocimiento necesario para manejar los pagos en mora de la manera más efectiva posible: con una carta de pago en mora bien redactada.
Fuente: Construction News
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En términos simples, una carta de pago en mora es un documento que se envía a un cliente que no ha realizado el pago de una factura vencida dentro del plazo acordado. Este tipo de carta puede enviarse tanto por correo electrónico como por carta física, dependiendo de lo que mejor funcione para tu negocio.
El propósito principal de esta carta es recordar al cliente que el pago está atrasado y solicitar de manera cortés el pago inmediato del saldo pendiente. Es una oportunidad para ti, como dueño de negocio, demostrar tu profesionalismo y compromiso para resolver cualquier problema de manera oportuna. También es una oportunidad para mejorar significativamente tus márgenes, a veces hasta un 5% o más, con solo un par de horas de investigación y previsión.
Es importante mencionarlo desde el principio, antes de entrar en los 10 consejos - nueva de las diez veces, los pagos en mora de los clientes son simplemente el resultado de que olvidaron pagar.
Fuente: Globys
Más generalmente, partir del supuesto de que "mi cliente simplemente se olvidó del pago" ayuda a enmarcar la situación en beneficio tuyo (y de ellos), al mismo tiempo que te impulsa a implementar métodos alternativos que eviten tener que enviar cartas de pago en mora en primer lugar.
Por ejemplo, los recordatorios de facturas son una excelente manera de reducir la necesidad de enviar una carta de pago en mora. Un sistema de recordatorio de facturas es un enfoque automatizado que verifica con tus clientes diaria o semanalmente, y generalmente puede mejorar tanto la rapidez con la que pagan como reducir la probabilidad de un pago atrasado.
Recomendamos comenzar con estos enfoques siempre que sea posible. Recomendamos comenzar con estos enfoques siempre que sea posible. De hecho, puedes configurar GoSite para enviar recordatorios por correo electrónico de manera automática y reducir la posibilidad de pagos vencidos con solo unos pocos clics.
Pero al mismo tiempo, hay algunas situaciones donde eso simplemente no es el caso. Desafortunadamente, algunos clientes aprovecharán la situación y seguirán retrasando el pago sin tener la intención de pagar nunca. Es en esos casos donde una carta de pago en mora es clave para recordarles la importancia de cumplir con la factura vencida y evitar futuros atrasos.
Ahora que hemos cubierto los supuestos básicos y los recordatorios de facturas, es hora de entrar en detalle de cómo enviar una carta de pago en mora.
Primero, ¿cuándo es el mejor momento para hacerlo?
Idealmente, deberías enviar una carta de pago en mora tan pronto como la factura se vuelva vencida. Después de todo, cuanto más tiempo se tarde en recordarle al cliente sus obligaciones de pago, más probable es que lo olvide por completo o lo utilice como un medio para posponer aún más el pago.
A menudo, puedes configurar notificaciones automatizadas en tu plataforma de facturación para que te avisen si un pago se retrasa. Teniendo una plantilla a mano, puedes ingresar rápidamente su correo electrónico y enviar la carta de pago en mora en poco tiempo.
Algunas empresas prefieren esperar unos días después de la fecha de vencimiento de la factura antes de enviar un recordatorio inicial. La idea es darle al cliente un poco de "espacio para respirar" y darle la oportunidad de realizar el pago sin sentir demasiada presión. Pero la realidad es que eres un proveedor de servicios y deberías ser pagado a tiempo por el trabajo que realizas, y enviar un recordatorio tan pronto como una factura se retrase ayuda a reforzar este mensaje.
A continuación: ¿qué deberías incluir? Hay varios pensamiento al respecto, pero en general, querrás incluir los siguientes elementos en tu carta de pago en mora:
Cada uno de estos elementos cubre uno o más factores que podrían estar causando el atraso en el pago del cliente. Recordarles que su factura está vencida, por ejemplo, se encarga de los clientes que simplemente se han olvidado. Una llamada a la acción proporciona un sentido de urgencia, lo cual puede ser útil para los clientes que están deliberadamente retrasando el pago. Y al incluir detalles sobre cargos por mora y otros cargos, estás dejando claro que habrá consecuencias por no pagar a tiempo, a la vez que muestras empatía hacia cualquier circunstancia atenuante.
Si alguna vez llegas al punto de considerar acciones legales, las cartas oficiales en papel deben enviarse por correo (por razones legales como verificar la recepción y dar aviso suficiente). Sin embargo, recomendamos comenzar el proceso de cobro de facturas vencidas a través de correo electrónico y SMS primero.
Fuente: GoSite Messenger
Al final del día, cuantos más puntos de contacto tengas con tu cliente, más probabilidades habrá de que realicen el pago. Esto es cierto para todos los aspectos del negocio, no solo para la cobranza de facturas atrasadas.
A este punto, estás casi listo para escribir la perfecta carta de pago atrasada. Aquí te compartimos los consejos finales antes de que lo hagas:
Tu objetivo es recordar a los clientes que el pago está vencido sin hacerles sentir que están siendo atacados o acusados de algo. La mejor manera de hacerlo es utilizando un tono amigable pero profesional en tus cartas.
Mantén una conversación amable y educada, mientras enfatizas firmemente la importancia de pagar su factura a tiempo.
Cuando se trata de cartas de pago en mora, el tiempo lo es todo. Querrás asegurarte de enviar la carta en un momento conveniente para tu cliente (por ejemplo, ni muy temprano ni muy tarde en el día), al mismo tiempo que transmites el mensaje de que el pago está vencido y deben actuar con prontitud al respecto.
En general, hemos encontrado que enviar las cartas por la mañana es lo mejor: los clientes tienen más probabilidades de leerlas y actuar de inmediato si es lo primero que ven en su bandeja de entrada de correo electrónico. Nos gusta enviar cartas de pago en mora entre las 7:00 y las 9:00 de la mañana en días laborables.
En tercer lugar, asegúrate de incluir todos los detalles necesarios sobre la factura en tu carta de pago en mora. Esto incluye el monto adeudado, cuándo se envió y cualquier cargo por penalización que pueda estar asociado con los pagos atrasados (si corresponde). La idea es hacer que sea lo más fácil y simple posible para los clientes realizar sus pagos sin tener que buscar en correos electrónicos antiguos o contactarte directamente. Al minimizar el esfuerzo necesario por parte de ellos, aumentarás las probabilidades de que realmente paguen.
No siempre es fácil pagar las facturas a tiempo, incluso cuando estás haciendo tu mejor esfuerzo, y un poco de comprensión puede marcar la diferencia. No temas hacerles saber que entiendes su situación y que estás dispuesto a hablar si es necesario. Esto les puede ayudar a evitar futuros atrasos en sus pagos.
Esto ayudará a construir confianza con el cliente, lo cual es fundamental para cualquier relación comercial exitosa. Y, por supuesto, aumenta la probabilidad de que paguen de manera oportuna, ya que estás expresando compasión y empatía.
Considera ofrecer planes de pago alternativos. Si un cliente tiene dificultades para pagar su factura en su totalidad, sugiere dividirla en pagos más pequeños a lo largo del tiempo. De esta manera, podrán saldar su deuda sin que el pago atrasado se convierta en una carga imposible de manejar.
Esto también le muestra a los clientes que estás dispuesto a trabajar con ellos y que aprecias su negocio, lo que podría ayudarte a construir relaciones fuertes y duraderas con tus clientes. De esta forma, evitas cartas de factura vencida o más atrasos.
No olvides mencionar cualquier cargo por pagos tardíos y penalizaciones asociadas con no pagar a tiempo. Trata de describirlos lo más precisamente posible: deberán pagar exactamente $X adicionales por cada día/semana/mes que no paguen su factura vencida.
Esto es importante porque muestra a los clientes que estás decidido a recuperar tu dinero, y si no lo hacen, habrá consecuencias. Además, incluir esta información en la carta de pago en mora puede actuar como un incentivo para que paguen lo antes posible y eviten más atrasos.
No te preocupes si tu carta inicial no recibe respuesta de inmediato; no es raro que los clientes ignoren el primer recordatorio. Por eso es importante enviar cartas de seguimiento a intervalos regulares, recordándoles que el pago sigue pendiente y reiterando cualquier cargo por mora o cargos adicionales asociados con el pago atrasado. Esto es crucial para tu negocio, así que no temas recordarles eso a tus clientes a través de correo electrónico o correo postal.
Idealmente, ni siquiera tendrías que pasar por el proceso de enviar cartas de pago en mora en primer lugar; un sistema automatizado se encargaría de eso por ti. La automatización puede ser una excelente manera de asegurarte de que todos tus clientes reciban sus avisos de facturas vencidas a tiempo, ¡y también las cartas de seguimiento!
Existen muchas soluciones de software diseñadas específicamente para este propósito; facilitan la configuración de correos electrónicos y recordatorios automáticos cuando las facturas se vuelven atrasadas, liberándote para concentrarte en cosas más importantes (como dirigir tu negocio).
La línea de asunto es lo primero que verán los clientes cuando reciban tu carta de pago en mora, por lo que es importante asegurarte de que sea clara y no amenazante. Evita frases como "Solicitud de Pago Urgente" o "Aviso Final" - ¡es probable que estos términos alejen a los clientes antes de que lean el correo electrónico! En su lugar, usa algo simple y directo: "Factura #X está vencida - aquí está lo que debes hacer a continuación".
Lidiar con pagos atrasados es frustrante. Pero por más tentador que sea, nunca uses un lenguaje agresivo en tus cartas de factura atrasada. Esto solo hará que el cliente sea menos propenso a pagar, además de ser poco profesional.
En cambio, concéntrate en ser siempre respetuoso y profesional. Recuerda a los clientes que su pago está vencido y solicita cortésmente el pago inmediato del saldo pendiente. Si es necesario, sugiere planes de pago alternativos o menciona los cargos por mora o penalizaciones asociadas con el pago tardío, pero siempre de manera cortés y directa.
Por último, la parte que todos han estado esperando: aquí tienes un ejemplo de carta de factura vencida que puedes copiar y pegar para tus propios registros. ¡Asegúrate de llenar los espacios en blanco con tu propia información!
Hola *Nombre del Cliente*,
Este es un recordatorio amistoso de que la factura *#123* por un monto de *$1,000* USD ahora está vencida. Te pedimos amablemente que realices el pago lo antes posible para envitar cargos por mora.
Para facilitarte el proceso, puedes realizar el pago por medio de nuestro portal en línea aquí: *enlace*. Alternativamente, puedes transferir los fondos directamente a nuestra cuenta de banco a continuación:
Nombre de la Cuenta: *Nombre de la Compañía*
Número de Cuenta: *0000-0000-0000*
Nombre del Banco y Dirección: *Los Detalles del Banco*
Todos los pagos deben realizarse por completo y recibirse dentro de los próximos 7 días; de lo contrario, estarías debiendo un adicional de *$X USD* por semana del calendario que la factura siga estando vencida.
Valoramos tu negocio y entendemos que pueden haber situaciones extenuantes. Si estás teniendo dificultad al realizar pagos por situaciones financieras, por favor no dudes en contactarnos para recibir asistencia.
Sinceramente,
*Tu Nombre*
*Nombre del Negocio*
En resumen, una carta de pago en mora es una de las herramientas más importantes en el arsenal de un dueño de negocio. Es una forma de demostrar profesionalismo, aumentar el flujo de efectivo y proteger tu margen de ganancia.
Siguiendo los consejos de este artículo, incluyendo qué decir, cómo redactarlo para máxima efectividad y un ejemplo de carta que puedes usar como plantilla, ahora estás bien preparado para enfrentar los pagos atrasados de manera efectiva.