En la búsqueda de acelerar el crecimiento, las empresas a menudo pasan por alto la importancia de mantener y gestionar documentos.
Con cada semana que se crean nuevos correos electrónicos, archivos y carpetas, buscar aquellos que usaste hace un mes puede consumir mucho tiempo.
Perder documentos importantes debido a tácticas de gestión de archivos deficientes tiene un efecto perjudicial en el funcionamiento del negocio.
Dado que los empleados pasan la asombrosa cantidad de 1.8 horas al día buscando información, gestionar documentos de manera eficiente aumenta drásticamente la productividad en el lugar de trabajo y optimiza la gestión de contenidos.
A medida que tu negocio crece, probablemente crearás más documentos cada día. Esto es una bendición disfrazada, ya que demasiados documentos incrementan el caos y la confusión, lo que afecta la eficiencia operativa de tus servicios y la gestión de tu negocio.
Es por eso que muchas empresas promueven la importancia de la gestión documental.
Para facilitarte la vida, te proporcionamos consejos útiles para gestionar tus documentos y optimizar la gestión de tu negocio.
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Con un negocio produciendo una gran cantidad de datos, mantenerse al tanto de los datos y los documentos que los empleados necesitan para completar sus tareas diarias puede ser un desafío. Por eso, es esencial gestionar documentos, archivos y contenido. Aquí tienes algunos consejos para gestionar tus documentos:
Hoy en día, las empresas son los mayores consumidores de papel, lo que afecta al medio ambiente y a otros recursos naturales. Para las empresas que se centran en la sostenibilidad, tiene sentido volverse ecológico al cambiar a un sistema de archivado digital o electrónico.
Estos sistemas son una excelente manera de almacenar, organizar y compartir archivos digitales de manera eficiente y adecuada. Con estos sistemas, puedes convertir documentos físicos en digitales.
Lo que es aún más interesante es que también puedes almacenar archivos PDF, documentos de Word, presentaciones de PowerPoint y hojas de cálculo de Excel en estos sistemas digitales.
Si tienes documentos PDF o escaneados que usas regularmente como plantilla, convierte el archivo de PDF a Word utilizando herramientas de conversión de documentos antes de guardar el archivo en tu repositorio digital. Con la capacidad de extraer datos de documentos escaneados, estas herramientas de conversión de documentos son esenciales para mantener la organización en tu negocio.
Aprende más sobre cómo convertir archivos de PDF a documentos de Word editables utilizando una herramienta sencilla como Smallpdf.
Consejo Pro: Los sistemas de archivado digital ayudan a tu empresa a gestionar su información y documentos para impulsarse hacia el éxito, optimizando tanto el contenido como la gestión de archivos en el día a día.
Cuando una empresa recibe pagos de otras empresas por servicios prestados, se generan facturas. Gestionar estas facturas es esencial, ya que asegura que una empresa reciba el pago a tiempo y ayuda en cuestiones legales y fiscales.
Mantener un registro de estas facturas es imperativo para cualquier empresa. Si surge una discrepancia respecto a una factura en particular, la factura sirve como prueba de pago en caso de tal disputa.
A menudo, una empresa retiene estas facturas durante un largo período para evitar pérdidas financieras debido a tales disputas.
Por eso muchas empresas utilizan herramientas de gestión de facturas.
Sin una herramienta automática de gestión de facturas, puede tomar una o dos semanas procesar la factura, validar los números y obtener la aprobación. Una herramienta de gestión de facturas reduce el tiempo al crear un flujo de trabajo de proceso simplificado. También te ayuda a evitar cargos por pagos atrasados, lo que contribuye a un procesamiento más rápido de las facturas.
Lo que es aún más interesante es que estas herramientas vienen equipadas con recordatorios automáticos de facturas, reduciendo los cargos por pagos atrasados.
Estas herramientas eliminan facturación incorrecta y cargos por pagos atrasados, asegurando una relación saludable con proveedores. Un sistema automático de procesamiento de facturas ayuda a fomentar relaciones positivas y elimina las llamadas y comunicaciones constantes que los proveedores podrían tener que enfrentar.
Consejo Pro: Las lagunas y problemas no identificados en tus facturas afectan la funcionalidad de cualquier negocio. Cuando no abordas estas lagunas a tiempo, deteriora aún más las finanzas al atraer sanciones legales.
Cuando planeas gestionar los documentos de tu lugar de trabajo, es esencial eliminar algunos datos obsoletos y contenido innecesario. Almacena y gestiona solo aquellos documentos que sean necesarios.
Por ejemplo, si uno de tus proyectos finalizó hace más de una década, mantener todo el repositorio puede no ser beneficioso, ya que ocupa espacio innecesario. En su lugar, guarda solo los documentos importantes relacionados con el proyecto.
Desecha todo lo que consideres que es un desperdicio, teniendo en cuenta las normativas de cumplimiento federal, estatal y municipal.
Algunas industrias y proyectos pueden requerir almacenar y gestionar documentos durante muchos años debido a leyes de privacidad y requisitos de licencia.
Consejo Pro: Puedes eliminar tales archivos en una carpeta antigua para una mejor organización y gestión.
Un aspecto integral de la gestión de documentos es asegurar que todos los archivos y documentos estén en una ubicación o repositorio central.
Esto permite que tú y tus miembros del equipo accedan a la información deseada sin perder tiempo.
Tus empleados pueden guardar documentos en sus computadoras, laptops, unidades flash, tarjetas SD y discos duros externos. A menudo, esto lleva a la confusión, ya que nadie sabe qué dispositivo electrónico contiene la última copia de un archivo o cuál archivo tiene los cambios más recientes.
Además de almacenar archivos y documentos en una ubicación central, realiza copias de seguridad regularmente para evitar la pérdida de datos en caso de que algo salga mal con la ubicación central.
Estadísticas interesantes: El 90% de los propietarios de pequeñas empresas crean una copia de seguridad para sus datos, pero solo el 41% lo hace a diario.
Un empleado envía 40 correos electrónicos al día, y muchos de ellos probablemente contienen archivos adjuntos de documentos importantes para el negocio.
Compartir tantos archivos y documentos por correo electrónico resulta en confusión y desorden, ya que organizar estos correos es un desafío.
El problema se agrava cuando recibes archivos y documentos importantes en forma de adjuntos a través de tu correo electrónico. Si compartes o descargas el mismo archivo, se crean innumerables versiones de un solo archivo, lo que dificulta la gestión eficiente de los documentos y archivos.
Gestionar estos archivos adjuntos puede ser complicado porque a menudo, los empleados necesitan aclaraciones sobre los archivos actualizados y los originales. “¿Es esta la versión más reciente de mi archivo?” es un comentario común que probablemente escucharás después de compartir el mismo archivo con varios colegas en un entorno de trabajo.
Gestionar los archivos descargados del correo electrónico en una carpeta separada y organizarlos según su importancia ayuda a eliminar las ineficiencias de los archivos adjuntos por correo electrónico y mejora la gestión de los documentos y archivos.
Consejo Pro: Gestionar los archivos adjuntos en el correo electrónico es tan importante como gestionar los archivos y otros documentos del lugar de trabajo.
Uno de los objetivos de organizar tus documentos es hacer que sean 'fáciles de encontrar'. Una forma clave de lograr esto es dedicar tiempo a pensar en cómo nombrar tus archivos, carpetas y documentos.
Según varios expertos, nombrar tus archivos no es una ciencia espacial. Solo enfócate en nombrar tus datos teniendo en cuenta a tu Futuro Tú, con el objetivo de mejorar la gestión de documentos en tu empresa.
Intenta imaginar las circunstancias en las que necesitarás el archivo y qué palabras podrías usar para recordarlo y encontrarlo.
Por ejemplo, ingresa el nombre del documento, la fecha y el nombre del proyecto al guardar un trabajo relacionado con el proyecto, mejorando así la gestión de documentos en tu negocio.
Un buen nombre de archivo te permite ver de inmediato el contenido de los archivos y documentos sin tener que abrir el documento.
El mismo concepto se aplica al gestionar y organizar un grupo de carpetas.
Consejo Pro: Tu convención de nombres facilita la localización de archivos y documentos, mejorando la productividad y eficiencia en la gestión de la información.
Determinar las reglas para compartir documentos según las normativas de tu empresa es esencial para gestionar los documentos de manera efectiva. Decide qué documentos pueden o no pueden compartir los usuarios dentro o fuera de tu lugar de trabajo.
Al gestionar documentos críticos, considera lo siguiente:
Tener respuestas a estas preguntas facilita la gestión de los documentos.
Estadísticas interesantes: Del total de archivos compartidos en una empresa, el 12.8% son visibles para toda la empresa, y solo el 6.1% se comparten con cuentas de correo electrónico personal.
Los empleados que trabajan en proyectos en grupo comparten documentos que pueden sufrir revisiones. Aunque es aceptable crear revisiones, perder el seguimiento de cuándo y quién creó cada revisión puede llevar a que los empleados utilicen versiones anteriores del documento.
La solución a este problema es rastrear cada versión del documento. A menudo, los empleados lo hacen manualmente, dando un nombre separado para cada nueva versión, algo así como Revision_01 al final del nombre del archivo.
Consejo Pro: Además de renombrar el archivo con un número de versión, asegúrate de crear un índice dentro del documento que indique claramente quién actualizó las versiones anteriores y cuándo.
Intenta usar diferentes colores al gestionar y clasificar tus documentos. Una opción es utilizar colores distintos según el tipo de documento.
Por ejemplo, usa verde para los archivos en progreso, naranja para los documentos recibidos y azul para los documentos en borrador. Intenta utilizar diferentes colores para propuestas de negocio o planes, actas de reuniones y propuestas aceptadas o rechazadas.
Usa el código de colores según tu conveniencia y asegúrate de que sea uniforme en toda la empresa.
Cada empresa necesita gestionar los documentos que produce y hacerlos accesibles a los empleados en toda la compañía. Cuando los empleados tienen la información a su disposición, se esfuerzan por aumentar la productividad y la eficiencia en el lugar de trabajo.
La gestión de documentos es sencilla si te concentras en estos nueve consejos.
Hoy en día, los sistemas de gestión de documentos están revolucionando la forma en que las empresas gestionan y almacenan su información.
Cualquiera que sea las reglas de almacenamiento de documentos y la sintaxis que implementes, asegúrate de que cada miembro del equipo conozca los detalles del documento empresarial y cómo gestionar la información de manera efectiva. Enfócate en implementar una cultura de trabajo que facilite la creación, almacenamiento y recuperación de información crítica para el negocio.
Realiza revisiones periódicas para verificar si archivos específicos son fácilmente encontrados y están protegidos contra el acceso no autorizado, mejorando la seguridad y la gestión de documentos en tu empresa.