Para el empresario ocupado, la lista de tareas pendientes puede parecer interminable. Especialmente en los primeros días, es fácil dejar que los problemas generales acaparen tu tiempo. En un entorno altamente competitivo de negocios, es importante priorizar los elementos que definen el negocio.
Sin embargo, hay un ingrediente que puede parecer pequeño, pero que necesitas agregar desde el principio para acertar en la receta del éxito: los números de factura.
A primera vista, los números de factura pueden parecer la parte menos importante para recibir pagos. Pero en realidad, nada podría estar más alejado de la verdad. Veamos por qué agregar números de factura es un paso crucial para mantener tu negocio en orden y mejorar tu estrategia de administración financiera.
Cuando creas y envías facturas a los clientes, puede ser tentador mantenerlo todo al mínimo: todo lo que realmente necesitas es el monto adeudado y la fecha de emisión, ¿verdad?
Pues no. Agregar un número de factura es un paso crucial para mantener todo organizado. Con un número de factura agregado, puedes rastrear fácilmente el estado del pago, organizar tus trabajos de manera más efectiva y tener un sistema en su lugar que te ayudará a mantener la cordura cuando llegue el momento de hacer tus impuestos o calcular costos.
Dependiendo de cómo elijas formatear tus números de factura (más sobre eso más adelante), usarlos para rastrear tu trabajo a lo largo del año también puede ayudarte a entender cuándo es tu temporada alta, qué clientes generan más ingresos y qué proyectos fueron los más prósperos (o problemáticos).
Para la mayoría de los negocios, los pagos tardíos son una molestia. Para una pequeña empresa, pueden amenazar la propia subsistencia de tu organización. Lamentablemente, en los Estados Unidos, el 39% de las facturas no se pagan a tiempo. Y aunque puede ser tentador culpar de esta tendencia a los clientes descuidados, en realidad, las facturas incorrectas provocan el 61% de los pagos tardíos.
Afortunadamente, hay maneras de prevenir esto. Primero, verifica tu factura para asegurarte de que el monto, la fecha, el destinatario y el monto de los impuestos sean correctos. Sin un número de factura te estás preparando para cometer errores que impactan en tus estrategias de cobranza.
Tener un número de factura resulta útil cuando es el momento de enviar recordatorios de pago o hacer un seguimiento de los detalles del pago con tus clientes. Además, cuando llegas a un punto en el que tienes varias facturas para rastrear, algunas con montos similares que podrían haberse enviado al mismo tiempo, un número de factura es lo que te permitirá identificar cada factura individual y proporcionar un punto de referencia si hay alguna confusión.
Para poder rastrear tus facturas adecuadamente, debes asegurarte de que cada una tenga su propio número único. Hay diferentes enfoques que puedes tomar aquí. Puedes elegir numerar tus facturas de manera cronológica, secuencial, o por cliente o proyecto. Estas estrategias no solo simplifican tus procesos internos, sino que también aportan claridad a tu servicio y ayudan a reducir costos operativos innecesarios.
Los números de factura secuenciales son la opción más sencilla. Esta es la mejor opción para trabajos secundarios, negocios con bases de clientes más pequeñas, y proyectos en marcha. Aquí, puedes comenzar desde 1 y continuar hacia arriba.
Generalmente, se considera una buena práctica comenzar con un número de 4 dígitos o más (por ejemplo, comenzando con 0001) para asegurarte de que tienes suficiente espacio para crecer con el tiempo y hacer crecer tu negocio y tus estrategias de facturación.
Los números de factura cronológicos añaden un elemento para indicar la fecha. Por ejemplo, una factura enviada el Día de San Valentín de 2022 tendría un número de factura como 20220214-0012.
Agregar la fecha a tu número de factura te permite comenzar desde 1 al inicio de cada año calendario, lo que facilita la clasificación y el seguimiento de tus facturas a lo largo del tiempo (y reduce la probabilidad de quedarte sin números para usar).
Los números de factura por cliente te permiten asignar un número o código de letras a cada cliente para agrupar fácilmente las facturas por cliente. Por ejemplo, si tienes un cliente llamado John Smith y fue el cuarto cliente que contrataste, podrías etiquetar sus facturas como JS-0001 o 4-0001.
Agrupar tus números de factura por cliente te permite analizar fácilmente cuáles clientes son más y menos valiosos para tu negocio. También asegura que nada se pase por alto si tu cliente necesita algo para sus registros.
Los números de factura por proyecto son similares a los números de factura por cliente, ya que te permiten asignar un código alfanumérico para cada proyecto. Sin embargo, a diferencia de los números de factura por cliente, los números basados en proyectos te permiten ser más detallado en la organización de tus trabajos.
Este tipo de estructura es útil si tienes algunos clientes con una gran cantidad de tareas. Por ejemplo, un redactor freelance podría estar trabajando en la redacción de un sitio web, un libro electrónico y publicaciones en redes sociales para la misma empresa. Para mantener estos trabajos separados, podrían asignar WC, EB y SM respectivamente a cada factura en curso, y luego enviar cada una cuando el proyecto correspondiente haya terminado.
No importa cómo elijas estructurar tus números de factura, lo más importante es incluirlos como una práctica recomendada en la facturación. Esto es algo que deberás recordar incluir si estás completando tus facturas manualmente. Sin embargo, si estás utilizando un software de facturación, los números de factura se generan automáticamente, por lo que no tendrás que preocuparte por hacerlo correctamente. Esta herramienta no solo te ahorrará tiempo, sino que también optimizará los costos operativos en tu negocio.
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