Cómo Hacer Nómina Por Tu Cuenta | Una Guía Completa

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¿Cómo Funciona la Nómina? | ¿Cuáles son tus Opciones de Nómina? |Nómina Convencional |Software de Servicio de Nómina | Desafíos Comunes que Enfrentan las Pequeñas Empresas en Relación con la Nómina| Aspectos Claves 

Muchas empresas informan sobre desafíos de cumplimiento en la nómina, como pagar a los empleados a tiempo, mantener la conformidad con las regulaciones y la importación inexacta de datos de empleados en el sistema. Gestionar la nómina puede ser intimidante para un propietario de pequeña empresa, un emprendedor o una persona autónoma. Involucra todo, desde calcular los salarios de los empleados hasta deducir los pagos de impuestos, lo cual puede no ser tan sencillo.

Aunque externalizar la nómina a un proveedor de servicios profesional tiene sus beneficios, puede ser costoso y no siempre factible para pequeñas empresas o startups. Afortunadamente, con algo de conocimiento y preparación, es posible hacer la nómina por ti mismo.

¿Cómo Funciona la Nómina?

La nómina es el sistema que asegura que los empleados (o tú mismo como empleador) sean pagados de manera precisa y a tiempo, y que la empresa mantenga la conformidad con las leyes y regulaciones fiscales. Pero el proceso implica mucho más que simplemente entregar cheques de pago.

Antes de que pueda comenzar la nómina, toda la documentación e información deben estar correctas y actualizadas. Los números de seguridad social, las preferencias de retención de impuestos y la elegibilidad para el empleo deben estar verificadas.

Luego, necesitas establecer un calendario de nómina que funcione para tu empresa y/o tus empleados. Dependiendo de la estructura de tu empresa, esto puede ser semanal, quincenal o mensual.

Fuente: Tech.co

A continuación, deberás calcular el salario bruto de cada empleado, considerando las horas trabajadas, las horas extra y cualquier bono o comisión. A partir de ahí, realizarás las deducciones necesarias para impuestos, Seguridad Social, Medicare y cualquier otro beneficio o contribución estipulados por la empresa.

Finalmente, realizarás los pagos y mantendrás registros ordenados de todas las transacciones de nómina, incluidos los talones de pago, formularios fiscales e informes financieros.

¿Cuáles son tus Opciones de Nómina?

Si eres propietario de un negocio o un empleador, sabrás que no hay una sola forma de manejar la nómina. Existen servicios de nómina en solitario, como el software de nómina en línea, así como enfoques más pasivos como los proveedores externos.

Mantener las cosas internamente y gestionar la nómina tú mismo puede parecer complejo al principio, pero también te brinda el mayor control sobre el proceso de nómina, asegurando que se cumpla con todos los plazos de pago y regulaciones fiscales.

Nómina Convencional

En esta sección, repasaremos el proceso de nómina convencional que incluye formularios fiscales, obligaciones fiscales y más, desde la creación de la nómina hasta la presentación de informes al gobierno.

Asegúrate de que los Empleados Completen un Formulario W-4 o W-9

El IRS requiere los formularios W-4 y W-9 para ayudar a determinar cuánto impuesto debe ser retenido del cheque de pago de un empleado o contratista independiente.

Fuente: Robinhood

El formulario W-4 es utilizado por aquellos considerados empleados según el código fiscal, mientras que el formulario W-9 es utilizado para contratistas independientes o freelancers. El W-4 simplemente determina cuánto debe retener el empleador del cheque de pago para destinarlos a los pagos de impuestos. El formulario W-9 proporciona al empleador el número de identificación del contribuyente (TIN) o el número de seguridad social (SSN) del contratista para que puedan informar sus ganancias al IRS con un formulario 1099.

Por ejemplo, un negocio de servicios en el hogar que solo emplea a empleados a tiempo completo necesitará que su personal complete un W-4, mientras que un negocio de servicios automotrices que emplea contratistas necesitará que estos completen un W-9.

Regístrate para Obtener un Número de Identificación del Empleador (EIN)

Si no eres un propietario único y tu entidad empresarial está estructurada como una sociedad o corporación, necesitas un Número de Identificación del Empleador (EIN). Mientras que los propietarios únicos tienden a usar su SSN en lugar de un EIN, todavía pueden registrarse para obtener un EIN para establecer el estatus de contratista independiente u otros motivos relacionados con el negocio.

Registrar un EIN asegura que tu negocio cumpla con las leyes y regulaciones fiscales y previene posibles sanciones fiscales o problemas en el futuro para tu empresa y empleados.

Decide la Frecuencia con la que se Realizará la Nómina (Semanal, Quincenal, Semi-Semanal, Mensual)

La frecuencia de tu calendario de nómina puede tener un gran impacto en tu flujo de efectivo, la satisfacción de los empleados y la carga administrativa en tu empresa. Los empleadores y propietarios de negocios generalmente eligen entre cuatro frecuencias de nómina: semanal, quincenal, semi-semanal y mensual.

La nómina semanal puede proporcionar a los empleados un cheque de pago consistente y puntual, pero puede ser un proceso que consume mucho tiempo. La opción quincenal encuentra un equilibrio, mientras que la semi-semanal (o bimensual) es una excelente manera de mantenerse al día con los plazos fiscales. La nómina mensual es menos frecuente y menos costosa, pero puede ser una opción poco popular, especialmente para freelancers y contratistas.

Determina Cuánto Impuesto sobre la Renta se Retendrá

La cantidad de impuesto sobre la renta que se retendrá depende de varios factores, incluyendo el estado civil para efectos fiscales, las asignaciones de retención y el ingreso imponible del empleado. Calcular los números correctos es importante para evitar una retención insuficiente (lo que puede llevar a sanciones) y una retención excesiva (los empleados recibirán un cheque de pago pequeño).

Fuente: QuickBooks

Y no solo debes considerar la retención de impuestos sobre la renta. También hay varios tipos de deducciones que pueden necesitar ser tomadas en cuenta. Las deducciones obligatorias, como los impuestos de Medicare y Seguridad Social, son requeridas por ley y se calculan como un porcentaje del salario bruto. Las deducciones antes de impuestos se refieren a cosas como primas de seguro de salud o un plan de jubilación 401k, que pueden reducir el ingreso imponible.

Las deducciones voluntarias, como los gastos relacionados con el trabajo, se deducen típicamente después de calcular los impuestos pero antes de que el empleado reciba su salario neto. Las deducciones posteriores a impuestos, como las retenciones de salario, se deducen después de los impuestos y después de que se hayan realizado otras deducciones del salario neto.

Revisa los Errores

Incluso los errores más pequeños en las calculadoras o en la entrada de datos pueden llevar a problemas significativos para empleadores y empleados, desde pagos perdidos hasta sanciones y multas. Implementar un proceso de revisión exhaustivo para cada ejecución de nómina puede minimizar el riesgo. Puedes optar por verificar los cálculos, comprobar los datos de los empleados y confirmar que todas las deducciones y los impuestos estatales y federales se hayan realizado con precisión.

Aunque la revisión manual puede ser suficiente en algunos casos, también hay herramientas de software que pueden ayudar a automatizar el proceso de revisión de la nómina. Estas pueden señalar discrepancias potenciales y alertar a los empleadores antes de enviar los cheques de pago o realizar depósitos directos.

Procesa tu Nómina

Después de haber reunido los formularios adecuados y calculado el salario bruto y otras deducciones, es hora de emitir un depósito directo o un cheque de pago. Los individuos autónomos serán responsables únicamente de sí mismos, calculando sus propios ingresos y gastos, beneficios netos, y pagando sus propios impuestos y contribuciones por cuenta propia.

Informa la Nómina a Tu Agencia Tributaria

Independientemente de si eres autónomo o gestionas un pequeño negocio, informar tu nómina requiere presentar formularios fiscales y mantener buenas prácticas contables. De esta manera, estarás preparado para auditorías y bien al tanto de los plazos fiscales. Dependiendo de tu situación, existen varios formularios fiscales, incluidos el Formulario 941 para la presentación trimestral de impuestos y el Formulario W-2 para la presentación anual de salarios e impuestos.

Software de Servicio de Nómina

Fuente: Forbes

Si aún no estás seguro de manejar la nómina manualmente por ti mismo, el software de nómina en línea tiene una variedad de funcionalidades que pueden ayudar a las empresas a gestionar sus procesos de nómina de manera más eficiente. Uno de los principales beneficios de este tipo de software es la automatización, que ayuda a reducir el riesgo de errores y a ahorrar tiempo tanto para los empleadores como para los empleados.

Por ejemplo, el software de nómina internacional busca gestionar los procesos de nómina para empleados que trabajan en diferentes países. Su objetivo es asegurar que tu negocio cumpla con las leyes fiscales y regulaciones del país donde se encuentren tus empleados. Por otro lado, el software de gestión de compensaciones busca rastrear bonos y beneficios, así como gestionar el tiempo libre y las solicitudes de licencia de los empleados.

Encuentra un Proveedor de Servicios de Nómina que se Ajuste a tus Necesidades y Presupuesto

Cada proveedor de servicios de nómina es único y ofrece diferentes niveles de servicio, precios y funcionalidades. Mientras que algunos proveedores pueden ofrecer un servicio básico de procesamiento de nómina que incluye el procesamiento de nómina, el cálculo de impuestos y la preparación de formularios fiscales, otros pueden ofrecer funcionalidades más avanzadas.

Los propietarios únicos pueden necesitar solo lo básico, mientras que aquellos con muchos empleados sin duda se beneficiarán de soluciones personalizables que se adapten a las necesidades de su negocio.

Fuente: Patriot Software

El software de nómina tampoco suele ser gratuito, así que asegúrate de tener en cuenta este costo al elegir un proveedor de servicios de nómina. La mayoría de las pequeñas empresas gastan entre $101 y $500 en nómina, mientras que el 22% (la segunda categoría más grande) gastan entre $51 y $100.

Aunque esto puede parecer un gasto significativo para las pequeñas empresas, subcontratar la nómina puede, en última instancia, ahorrar dinero a largo plazo. Reduce errores, el riesgo de multas y puede integrarse potencialmente con otros sistemas de RRHH para una transferencia de datos sin problemas.

Obtén las Identificaciones Empresariales Correctas Según los Requisitos Estatales y Locales

Las identificaciones empresariales aseguran que tu negocio esté debidamente registrado con el gobierno y que cumplas con todos los requisitos relevantes. Dependiendo del estado en el que te encuentres, las identificaciones específicas variarán. Hay algunas identificaciones que necesitarás obtener, pero una de las más importantes es el ID fiscal estatal, que te permite recaudar y remitir el impuesto sobre ventas de bienes y servicios gravables. Otras identificaciones pueden incluir una licencia de negocio estatal, un EIN federal y una licencia de negocio local.

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Agrega a tus Empleados al Servicio que Elijas

Una vez que hayas elegido tu proveedor de servicios de nómina, necesitarás agregar a tus empleados al sistema. La mayoría de los servicios de nómina ofrecen un portal en línea y/o una aplicación móvil donde puedes agregar y gestionar la información de los empleados de manera fácil. Mientras la información de tus empleados se mantenga actualizada en el sistema de nómina, el proceso de nómina funcionará sin problemas y podrás emitir los pagos a los empleados de manera precisa y puntual.

Rastrea e Importa las Horas Trabajadas

Rastrear las horas trabajadas por los empleados es fundamental para calcular los salarios y los impuestos. Afortunadamente, muchos proveedores de servicios de nómina tienen un sistema integrado de seguimiento de tiempo y asistencia que permite a los empleados fichar electrónicamente. Esto es particularmente útil para empleados remotos o internacionales que no podrían fichar físicamente en la oficina de la empresa.

Determina el Salario Bruto, Salario Neto y Deducciones

El salario bruto, el salario neto y las deducciones de nómina contribuyen al monto total pagado a un empleado. El salario bruto es el monto total que un empleado gana antes de que se realicen las deducciones de nómina, mientras que el salario neto es el monto real que recibe el empleado después de que se han restado todas las deducciones. El software de nómina en línea puede automatizar completamente muchos de estos cálculos relacionados con la nómina de los empleados.

Desafíos Comunes que Enfrentan las Pequeñas Empresas en Relación con la Nómina

Cada negocio enfrenta desafíos significativos cuando se trata de manejar los salarios de los empleados. Después de todo, con tantos componentes a tener en cuenta, es fácil cometer errores al procesar la nómina de los empleados.

• Gestión de diferentes tipos de compensación de empleados: Las pequeñas empresas pueden tener una variedad de empleados que se pagan por hora o con salario fijo. Calcular la cantidad correcta de compensación para cada tipo de empleado puede ser un desafío, especialmente cuando se consideran aspectos como los impuestos, lo que afecta directamente a la nómina de cada negocio.
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones fiscales: Las leyes y regulaciones fiscales cambian constantemente de un año a otro, y las pequeñas empresas pueden no estar familiarizadas con ellas, las que puede complicar el manejo de la nómina y afectar el servicio del empleado.
• Manejo de la rotación de empleados: Cuando los empleados se van, los negocios deben gestionar el proceso de terminación, incluyendo el cálculo del pago final y la gestión de las reclamaciones de seguro de desempleo.
• Seguimiento de las horas trabajadas: Con menos empleados, los propietarios de pequeñas empresas a menudo optan por usar procesos manuales para rastrear las horas trabajadas, lo cual puede ser laborioso y propenso a errores.
• Errores en el procesamiento de nómina: Los cálculos incorrectos o los pagos omitidos pueden ocurrir a menudo con el procesamiento de nómina, lo que lleva a posibles disputas con los empleados y daña la reputación del negocio, afectando también el servicio brindado.
• Clasificación de empleados: Las empresas que no clasifiquen adecuadamente a los empleados como exentos o no exentos pueden enfrentar problemas en los cálculos de nómina y posibles responsabilidades legales.
• Registro y reporte: El mal manejo de los registros es común entre las pequeñas empresas que son nuevas en la gestión de registros de tarifas salariales, retenciones fiscales y otra información relacionada con la nómina, lo cual afecta directamente el tiempo y la precisión de los informes.
• Restricciones presupuestarias: Las pequeñas empresas pueden tener recursos limitados para invertir en el procesamiento de nómina y pueden luchar por encontrar soluciones de nómina asequibles que satisfagan sus necesidades.

Aspectos Claves 

Aprender a gestionar la nómina por tu cuenta puede parecer como navegar en un laberinto al principio, pero con software de nómina y más experiencia, puede ser un proceso beneficioso y gratificante para el negocio y los empleados.

Para comenzar, querrás dominar primero los aspectos básicos de la nómina, como calcular el salario bruto, retener impuestos y emitir cheques de pago. A partir de ahí, es importante establecer un proceso consistente para registrar y rastrear los datos de la nómina, ya sea utilizando software de nómina o hojas de cálculo.

Otras consideraciones clave incluyen mantenerse al día con las regulaciones fiscales, cumplir con las leyes de salarios y horas, y clasificar correctamente a los empleados. Y no lo olvides: la precisión es clave cuando se trata de informes, así que siempre asegúrate de entregar esos informes a tiempo, ya que esto tanto a los empleados como al negocio.