Tu Guía de Recordatorios de Pagos Amigables: Plantillas + Cronograma

Salta a...

Tu Guía de Recordatorios de Pagos Amigables: Plantillas + Cronograma  |  ¿Que Debo Incluir en el Recordario de Pagos?   |  Una Semana Antes de la Fecha de Vencimiento  |  PLANTILLA: El Día de la Fecha de Vencimiento  |  PLANTILLA: Dos Días a Una Semana de Retraso   |  PLANTILLA: Dos Semanas de Retraso  |  PLANTILLA: Un Mes de Retraso  |  PLANTILLA: Mensaje de Agradecimiento  |  ¿Es Buena Idea Enviar una Factura Vencida a Cobranza?  |  Preguntas Frecuentes 

Hacer lo que amas para ganarte la vida puede ser increíblemente gratificante, especialmente cuando has cultivado relaciones leales y de confianza con tus clientes. Sin embargo, para lograr un éxito duradero, también tendrás que aprender a manejar los aspectos más desagradables de administrar un negocio.
Esto puede incluir cosas como contabilidad, logística, administración y solicitar pagos atrasados. Puede que te preguntes cuánta flexibilidad es apropiada dar a tus clientes para liquidar su saldo y cuántos recordatorios de pago son adecuados enviar antes de escalar tu solicitud.

Sigue leyendo para conocer la etiqueta de los recordatorios de pago para pequeñas empresas, junto con un cronograma recomendado para solicitar pagos, preguntas frecuentes y seis plantillas para copiar y ajustar según lo consideres necesario.

Tu Proceso de Facturación - Un Vistazo Rápido

Antes de entrar en los recordatorios de pago, primero asegúrate de enviar facturas regulares y completas. Cuando se trata de pagos puntuales, facturas bien elaboradas son un primer paso crítico.

De esta manera, cuando envíes recordatorios, los clientes serán más propensos a reconocer el gasto y pagarle de inmediato.

Para una guía más detallada en como crear un sistema de facturación infalible, consulta nuestro otro blog, Qué Compone una Factura Eficaz?

Aquí hay algunos consejos para ayudarte a que tus recordatorios de pago funcionen mejor. Puedes probar algunos o todos ellos para mejorar cómo realizar la facturación y los pagos.

1. Introduce presupuestos formales que requieran que los clientes soliciten cambios y luego los aprueben.
2. Ten una lista estándar de servicios y descripciones que pueda agregar a tu factura.
3. Incluye toda tu información pertinente y la del cliente, como dirección, nombres e información de contacto.
4. Redacta y envía facturas electrónicamente (las facturas móviles son ideales).
5. Facilita el pago ofreciendo pagos sin contacto y transferencias bancarias seguras. 

Es posible hacer todo lo anterior tu mismo o en QuickBooks sin costo adicional. Si estás creciendo rápidamente y necesitas más eficiencia en tu proceso de facturación y pagos, GoSite Facturación y Pagos realiza todas estas tareas por ti en solo unos clics y deslizamientos.

Fuentes: Facturas GoSite

¿Que Debo Incluir en el Recordario de Pagos? 

Hay algunos elementos que siempre debes incluir en un recordatorio y algunos datos opcionales que puedes agregar dependiendo de tu relación con tus clientes y contratos.

Tu recordatorio de pago siempre debe incluir:

• Nombre de la empresa
• Información de contacto de la empresa
• Saldo total
• Fecha de vencimiento
• Una factura adjunta

Elementos opcionales:

• Cargos por demora o intereses
• Confirmaciones de lectura
• Métodos de pago aceptados

Una Semana Antes de la Fecha de Vencimiento

Al crear tu cronograma de recordatorio de pago, es importante ser proactivo. Enviar un correo electrónico o mensaje de texto de recordatorio amigable a tus clientes cinco a siete días antes de la fecha de vencimiento es una cortesía común y les dará tiempo para hacer cualquier pregunta que puedan tener sobre la factura.

Es una buena práctica proporcionar una factura detallada  tan pronto como se complete el servicio. Sin embargo, también es una buena idea volver a adjuntar la factura para facilitar el acceso en todos sus correos electrónicos de seguimiento.  

En este recordatorio, desea ser conciso y amigable. Su pago aún no está vencido, así que úsalo como una oportunidad para agradecerles por su negocio y como una manera sutil de hacerles saber que esperas el pago pronto.

Plantilla de Una Semana Antes

El Día de la Fecha de Vencimiento

A continuación, deberás programar un correo electrónico o mensaje de texto temprano en la mañana en la fecha de vencimiento de la factura. Si cobra intereses o cargos por demora, asegúrate de incluir una hora límite, si corresponde.

Fuente: TSI & QuickBooks

En esta comunicación, aún debes ser cortés y amigable, pero incluye una llamada a la acción clara para cerrar tu saldo al final del día. También puedes recordarles los métodos de pagos que aceptas para facilitar el pago a tus clientes.

Plantilla del Día de la Fecha de Vencimiento

Dos Días a Una Semana de Retraso 

Dependiendo de tu relación con tus clientes, querrás enviar otro recordatorio entre dos días y una semana después de que su factura este vencida. Tal vez tengas un cliente que sea notoriamente pagador tardío, pero eventualmente paga en su totalidad. Si ese es el caso, darle la semana completa adicional después de la fecha de vencimiento será un enfoque más efectivo.

En este correo electrónico o mensaje de texto, querrás ser un poco más directo, pero el tono depende de tu discreción. Nuestra recomendación es ser cortés, pero usa el historial del cliente, las circunstancias y el nivel de comunicación contigo (o la falta de ella) para guiar tu enfoque.  

Fuente: Bill.com & Media Silo

Plantilla de Dos Días Después de la Fecha de Vencimiento

Dos Semanas de Retraso

Después de dos semanas sin recibir un pago de un cliente, querrás agregar un nivel de urgencia a tus comunicaciones. Puede hacer esto agregando una confirmación de lectura al correo electrónico o pidiendo una dentro del mensaje.

Si no han respondido a ninguno de sus mensajes, considere recordarles sobre cualquier cargo por demora o interés que hayan acumulado o que acumularán si no envían el pago. Estos términos deberían haber sido incluidos en el contrato original firmado por ambos, tu y el cliente.

Plantilla de Dos Semanas Después de la Fecha de Vencimiento

Un Mes de Retraso

Recibir el pago de un cliente entre dos semanas y un mes tarde podría estar afectando tu flujo de caja. Si no has recibido ninguna respuesta de tu cliente a estas alturas, querrás ser firme y comunicar claramente los próximos pasos que tomarás para cobrar el pago.

Sin embargo, aún deseas mantener un tono profesional. Tu cliente podría haber cambiado de correo electrónico, sus correos electrónicos podrían estar yendo a spam o podrían estar manejando una emergencia. Estas cosas son importantes a considerar especialmente durante una crisis como la COVID-19 u otra enfermedad. Después de este mensaje, asegúrate de darle un seguimiento con una llamada y agregar el término “notificación final” en todas tus comunicaciones escritas y de voz.

Plantilla de Un Mes de Retraso

Mensaje de Agradecimiento

Cada vez que recibas un pago, se recomienda enviar un mensaje de "agradecimiento" a tus clientes. Esto ayudará a fomentar tus relaciones, incentivar pagos puntuales en el futuro, confirmar la recepción del pago y darte la oportunidad de pedi una reseña. Sin embargo, antes de pedir una reseña, asegúrate de que el cliente esté completamente satisfecho con tus servicios.

Plantilla de Agradecimiento

¿Es Buena Idea Enviar una Factura Vencida a Cobranza? 

Como propietario de una pequeña empresa, debes evitar enviar facturas a cobranza a menos que sea tu última opción. Aquí hay algunos consejos a tener en cuenta:

• Habla con tu cliente sobre los términos y plazos de pago, y envía recordatorios antes de considerar la cobranza. Nuevamente, un proceso de facturación solido se encargará de esto por ti. 
• Dale a tus clientes un tiempo razonable para pagar sus facturas, generalmente entre 7 y 45 días.
• Mantén registros de toda la comunicación y documentos relacionados con la factura y las solicitudes de pago.
• Intenta cobrar el pago antes de considerar la cobranza, enviando recordatorios o intentando resolver cualquier disputa.
• Conoce las leyes y regulaciones en su área sobre cobranza.
• Envía facturas a cobranza solo como último recurso, ya que puede ser un proceso que consume tiempo, costoso y puede dañar tu relación con el cliente.
• Si necesitas ayuda, busca asesoría de una agencia de cobranza, abogado o asesor financiero.

Fuente: Cornerstone Law Firm

Recuerda, cada situación es diferente, por lo que es importante pensar bien las cosas antes de enviar facturas a cobranza. Siempre mantén una buena comunicación y registros con tus clientes.

Preguntas Frecuentes 

A continuación, se presentan algunas preguntas frecuentes que tienen los propietarios de pequeñas empresas al solicitar pagos a sus clientes.

¿Cuándo debo enviar un recordatorio de pago?

Similar a nuestra línea de tiempo recomendada anteriormente, lo mejor es enviar tu primer recordatorio de pago una semana antes de la fecha de vencimiento. De esta manera, mantendrás el pago en la mente del cliente y les dará tiempo suficiente para revisar la factura.

La cantidad de recordatorios que envíes dependerá de tu relación con el cliente. Sin embargo, se recomienda enviar otro recordatorio en la fecha de vencimiento y la semana siguiente si aún no has recibido el pago.

¿Cuánto tiempo debo esperar antes de utilizar una agencia de cobranza?

Dentro de tu estrategia de cuentas por cobrar, debes establecer cuánto tiempo estás dispuesto a dar a tus clientes antes de contactar a una agencia de cobranza. Si tienes buena comunicación con tus clientes, un límite de 90 días podría ser el enfoque más efectivo.

Tus mensajes dentro de esos 90 días deben ser directos y variados en el canal. Prueba una combinación de correo electrónico, mensaje de texto, llamadas telefónicas y correo postal a medida que pasa más tiempo.

Una vez que el saldo esté vencido por más de 90 días, usa la cantidad adeudada para ayudarlo a determinar si una agencia de cobranza vale tu tiempo y dinero. Asegúrate de informar al cliente que tomará acciones adicionales para cobrar el pago. Mensajes como estos pueden ser suficientes para motivar a tus clientes a enviar el pago, ahorrándote la molestia de usar una agencia de cobranza o tomar acciones legales.

¿Cómo evito los pagos tardíos?

Si estás teniendo problemas con pagos atrasados, aquí hay algunos pasos fáciles que puede implementar para incentivar a sus clientes:

• Establece términos de pago claros en tus contratos con los clientes
• Añade cualquier interés o cargos por pagos atrasados
• Acepta varias formas de pago incluyendo tarjetas de credito and pagos por mensaje de texto
• Considera la facturación instantánea
• Configure recordatorios de pagos automatizados

Así que, ya sea que envíes mensajes de texto, correos electrónicos o cartas a tus clientes, estos consejos y la línea de tiempo anterior te ayudarán a enviar recordatorios claros y directos para minimizar los pagos atrasados.