Tu Guía de Recordatorios de Pagos Amigables: Plantillas + Cronograma | ¿Que Debo Incluir en el Recordatorio de Pagos? | Recordatorio de Pago de Una Semana Antes de la Fecha de Vencimiento | PLANTILLA: El Día de la Fecha de Vencimiento | PLANTILLA: Dos Días a Una Semana de Retraso | PLANTILLA: Dos Semanas de Retraso | PLANTILLA: Un Mes de Retraso | PLANTILLA: Mensaje de Agradecimiento | ¿Es Buena Idea Enviar una Factura Vencida a Cobranza? | Preguntas Frecuentes
Hacer lo que amas para ganarte la vida puede ser increíblemente gratificante, especialmente cuando has cultivado relaciones leales y de confianza con tus clientes. Sin embargo, para lograr un éxito duradero en tu pequeña empresa, también tendrás que aprender a manejar los aspectos más desagradables de administrar un negocio, como la gestión de pagos.
Esto puede incluir cosas como contabilidad, logística, administración y solicitar pagos atrasados. Puede que te preguntes cuánta flexibilidad es apropiada dar a tus clientes para liquidar su saldo y cuántos recordatorios de pago son adecuados enviar antes de escalar tu solicitud.
Sigue leyendo para conocer la etiqueta de los recordatorios de facturas para pequeñas empresas, junto con un cronograma recomendado para solicitar pagos, preguntas frecuentes y seis plantillas para copiar y ajustar según lo consideres necesario.
Antes de entrar en los recordatorios de pago, primero asegúrate de enviar facturas regulares y completas. Cuando se trata de pagos puntuales, facturas bien elaboradas son un primer paso crítico. Esto no solo agiliza tu proceso, sino que mejora la experiencia del cliente.
De esta manera, cuando envíes recordatorios de facturas, los clientes serán más propensos a reconocer el gasto y pagar de inmediato, lo que reduce el riesgo de pagos vencidos.
Para una guía más detallada sobre cómo crear un sistema de facturación eficaz y automatización de pagos, consulta nuestro otro blog, Qué Compone una Factura Eficaz?
Aquí hay algunos consejos para mejorar cómo manejar los pagos de clientes y asegurar un flujo constante de ingresos:
Es posible hacer todo esto con herramientas como QuickBooks sin costo adicional. Si tu empresa está creciendo rápidamente y necesitas mayor eficiencia, la solución de GoSite Facturación y Pagos automatiza todas estas tareas en unos pocos clics.
Hay algunos elementos que siempre debes incluir en un recordatorio de pagos y algunos datos opcionales que puedes agregar dependiendo de tu relación con tus clientes y contratos.
Tu recordatorio de pago efectivo siempre debe incluir:
Elementos opcionales:
Al crear tu cronograma de recordatorio de pago, es importante ser proactivo. Enviar un recordatorio amigable por correo electrónico o mensaje de texto a tus clientes cinco a siete días antes de la fecha de vencimiento es una cortesía común y les dará tiempo para hacer cualquier pregunta que puedan tener sobre la factura.
Es una buena práctica proporcionar una factura detallada tan pronto como se complete el servicio. Sin embargo, también es una buena idea volver a adjuntar la factura para facilitar el acceso en todos sus correos electrónicos de seguimiento.
En este recordatorio, desea ser conciso y amigable. Su pago aún no está vencido, así que úsalo como una oportunidad para agradecerles por su negocio y como una manera sutil de hacerles saber que esperas el pago pronto.
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Asunto: NOMBRE DE LA EMPRESA - Factura #0000 [DATE] Body: Hola NOMBRE DE CLIENTE, Gracias nuevamente por confiar en nosotros para/con [SERVICIO]. Fue un placer hacer negocios con usted. Este es solo un recordatorio amistoso de que su saldo de $XX.XX vence la próxima semana el [FECHA]. Para su comodidad, adjunté nuevamente su factura detallada aquí [ENLACE]. [TU NOMBRE] [NÚMERO DE TELÉFONO DE LA EMPRESA] [CORREO ELECTRÓNICO DE LA EMPRESA] |
El día de la fecha de vencimiento, deberás programar un correo electrónico o mensaje de texto temprano en la mañana de ese mismo día. Asegúrate de incluir los métodos de pago que aceptas. Si cobra intereses o cargos por demora, asegúrate de incluir una hora límite, si corresponde.
En esta comunicación, aún debes ser cortés y amigable, pero incluye una llamada a la acción clara para cerrar tu saldo al final del día. También puedes recordarles los métodos de pagos que aceptas para facilitar el pago a tus clientes.
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Asunto: NOMBRE DE LA COMPAÑIA - Factura #0000 vence hoy Cuerpo: Hola NOMBRE DEL CLIENTE, Espero que esté bien. Sé que está ocupado, así que quería enviar un recordatorio amistoso de que el pago de $XX.XX vence hoy a las [HORA] para cerrar su saldo. Para su comodidad, he vuelto a adjuntar su factura aquí [ENLACE]. Aceptamos pagos a través de:
No dude en contactarme si tiene alguna pregunta o inquietud. Saludos cordiales, [TU NOMBRE] [NÚMERO DE TELÉFONO DE LA EMPRESA] [CORREO ELECTRÓNICO DE LA EMPRESA] |
Dependiendo de tu relación con tus clientes, querrás enviar otro recordatorio de pago entre dos días y una semana después de que su factura este vencida. Tal vez tengas un cliente que sea notoriamente pagador tardío, pero eventualmente paga en su totalidad. Si ese es el caso, darle la semana completa adicional después de la fecha de vencimiento será un enfoque más efectivo.
En este recordatorio de pago por correo electrónico o mensaje de texto, querrás ser un poco más directo, pero el tono depende de tu discreción. Nuestra recomendación es ser cortés, pero usa el historial del cliente, las circunstancias y el nivel de comunicación contigo (o la falta de ella) para guiar tu enfoque.
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Asunto: NOMBRE DE LA EMPRESA - Factura Vencida #0000 Cuerpo: Hola [NOMBRE DEL CLIENTE], Me pongo en contacto porque nuestros registros muestran que tiene un saldo vencido de $XX.XX, que vencía el [FECHA]. Para su comodidad, he vuelto a adjuntar su factura aquí [ENLACE]. Como recordatorio, aceptamos pagos a través de:
Agradecería un mensaje de texto o un correo electrónico para informarme cuándo debo esperar recibir el pago o si tiene alguna pregunta sobre su factura. Saludos, [TU NOMBRE] [NÚMERO DE TELÉFONO DE LA EMPRESA] [CORREO ELECTRÓNICO DE LA EMPRESA] |
Después de dos semanas sin recibir un pago de un cliente, querrás agregar un nivel de urgencia a tus comunicaciones. Puedes hacer esto agregando una confirmación de lectura al correo electrónico o pidiendo una dentro del mensaje.
Si no han respondido a ninguno de tus recordatorios de pago, considera recordarles sobre cualquier cargo por demora o interés que hayan acumulado o que acumularán si no envían el pago. Estos términos deberían haber sido incluidos en el contrato original firmado por ambos, tu y el cliente.
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Asunto: NOMBRE DE EMPRESA - Segundo Aviso de Factura Vencida#0000 Body: Hola NOMBRE DEL CLIENTE, Me pongo en contacto porque nuestros registros muestran que tiene un saldo vencido de $XX.XX, que vencía el [FECHA]. Le pido amablemente que cierre su saldo lo antes posible. Según nuestro acuerdo, se aplicará un cargo por demora de $XX.XX a su total si no se recibe el pago antes del [FECHA]. Para su comodidad, he adjuntado nuevamente la factura aquí [ENLACE]. Podría amablemente contestar este correo para saber si lo recibió? Gracias, [TU NOMBRE] [NÚMERO DE TELÉFONO DE LA EMPRESA] [CORREO ELECTRÓNICO DE LA EMPRESA] |
Recibir el pago de un cliente entre dos semanas y un mes tarde podría estar afectando tu flujo de caja. Si no has recibido ninguna respuesta de tu cliente a estas alturas, querrás ser firme y comunicar claramente los próximos pasos que tomarás para cobrar el pago.
Sin embargo, aún deseas mantener un tono profesional. Tu cliente podría haber cambiado de correo electrónico, sus correos electrónicos podrían estar yendo a spam o podrían estar manejando una emergencia. Estas cosas son importantes a considerar especialmente durante una crisis como la COVID-19 u otra enfermedad. Después de este recordatorio, asegúrate de darle un seguimiento con una llamada y agregar el término “notificación final” en todas tus comunicaciones escritas y de voz.
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Asunto: NOMBRE DE LA EMPRESA - Notificación Final de Factura Vencida #0000 Cuerpo: Hola NOMBRE DEL CLIENTE, Aún no he recibido el pago de su saldo vencido de $XX.XX. A partir de hoy, su factura tiene [NÚMERO] días de atraso. Le pido amablemente que cierre su saldo de inmediato. Si no recibo noticias suyas antes del [FECHA], tendré que escalar este asunto para cobrar el pago. Para su comodidad, he vuelto a adjuntar su factura aquí [ENLACE]. Como siempre, no dude en contactarme con cualquier pregunta o inquietud. Saludos, [TU NOMBRE] [NÚMERO DE TELÉFONO DE LA EMPRESA] [CORREO ELECTRÓNICO DE LA EMPRESA] |
Cada vez que recibas un pago, se recomienda enviar un mensaje de "agradecimiento" a tus clientes. Esto ayudará a fomentar tus relaciones, incentivar pagos puntuales en el futuro, confirmar la recepción del pago y darte la oportunidad de pedir una reseña. Sin embargo, antes de pedir una reseña, asegúrate de que el cliente esté completamente satisfecho con tus servicios.
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Asunto: NOMBRE DE LA EMPRESA - Gracias Por Tu Pago en la Factura #0000 Cuerpo: Hola NOMBRE DEL CLIENTE, Espero esté teniendo una excelente semana. Quiero hacerle saber que su pago $XX.XX ha sido recibido. Esta factura está ahora cerrada. Me gustaría pedirle amablemente una reseña en [SITIO/ENLACE]. Como una pequeña empresa, las reseñas nos ayudan a dar a conocer nuestro trabajo y a continuar sirviendo a valiosos clientes como usted. Gracias nuevamente por su negocio y espero poder trabajar con usted pronto. Saludos Cordiales, [TU NOMBRE] [NÚMERO DE TELÉFONO DE LA EMPRESA] [CORREO DE LA EMPRESA] |
Como propietario de una pequeña empresa, debes evitar enviar facturas a cobranza a menos que sea tu última opción. Asegúrate de mantener un registro de todos los intentos de cobro y comunicarte con tu cliente antes de tomar esta medida.
Fuente: Cornerstone Law Firm
Recuerda, cada situación es diferente, por lo que es importante pensar bien las cosas antes de enviar facturas a cobranza. Siempre mantén una buena comunicación y registros con tus clientes.
A continuación, se presentan algunas preguntas frecuentes que tienen los propietarios de pequeñas empresas al solicitar pagos pendientes a sus clientes.
Similar a nuestra línea de tiempo recomendada anteriormente, lo mejor es enviar tu primer recordatorio de pago una semana antes de la fecha de vencimiento. De esta manera, mantendrás el pago en la mente del cliente y les dará tiempo suficiente para revisar la factura.
La cantidad de recordatorios que envíes dependerá de tu relación con el cliente. Sin embargo, se recomienda enviar otro recordatorio en la fecha de vencimiento y la semana siguiente si aún no has recibido el pago.
Dentro de tu estrategia de cuentas por cobrar, debes establecer cuánto tiempo estás dispuesto a dar a tus clientes antes de contactar a una agencia de cobranza. Si tienes buena comunicación con tus clientes, un límite de 90 días podría ser el enfoque más efectivo.
Tus mensajes dentro de esos 90 días deben ser directos y variados en el canal. Prueba una combinación de correo electrónico, mensaje de texto, llamadas telefónicas y correo postal a medida que pasa más tiempo.
Una vez que el saldo esté vencido por más de 90 días, usa la cantidad adeudada para ayudarlo a determinar si una agencia de cobranza vale tu tiempo y dinero. Asegúrate de informar al cliente que tomará acciones adicionales para cobrar el pago. Mensajes como estos pueden ser suficientes para motivar a tus clientes a enviar el pago, ahorrándote la molestia de usar una agencia de cobranza o tomar acciones legales.
Si estás teniendo problemas con pagos atrasados, aquí hay algunos pasos fáciles que puede implementar para incentivar a sus clientes:
Así que, ya sea que envíes mensajes de texto, correos electrónicos o cartas a tus clientes, estos consejos y la línea de tiempo anterior te ayudarán a enviar recordatorios claros y directos para minimizar los pagos atrasados.