La Mejor Manera de Aceptar Pagos para tu Pequeño Negocio

Navegar por el mundo de las opciones de pago en constante evolución puede ser abrumador para los propietarios de negocios. Para asegurarte de elegir las opciones de pago adecuadas para tu negocio, es importante examinar cuidadosamente todas las alternativas disponibles.

Aquí exploraremos todo lo que necesita saber sobre la aceptación de pagos para tu pequeña empresa, asegurando que tu negocio prospere y deje una impresión duradera en tus clientes.

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Por qué los Pagos sin Contacto Llegaron para Quedarse  |  Las Mejores Opciones para Aceptar Pagos para tu Pequeña Empresa   |  Opciones de Pago en Línea para Pequeñas Empresas Utilizando Soluciones de Software  |  Mejores Prácticas de Pago para Pequeñas Empresas  |  Hazlo Fácil para ti y tus Clientes

Por qué los Pagos sin Contacto Llegaron para Quedarse

La pandemia de COVID-19 ha impactado significativamente la forma en que operan las empresas, particularmente en términos de métodos de pago.

A medida que el mundo continúa adaptándose a un panorama pos-pandémico, los pagos sin contacto están preparados para convertirse en la norma, lo que hace que sea crucial para los negocios adoptar esta tecnología para seguir siendo competitivas y satisfacer las expectativas cambiantes de los clientes.

Fuente:  Grand View Research

Los pagos sin contacto se están convirtiendo cada vez más en la opción preferida para muchos consumidores, ya que ofrecen una alternativa más segura y conveniente al efectivo y a los pagos con tarjeta tradicionales.

Algunos inicialmente se resisten a adoptar los pagos sin contacto; sin embargo, hay varias razones convincentes por las que este método de pago llegó para quedarse en el mundo de los negocios.

Aumento de Demanda del Consumidor

En 2021, una encuesta realizada por Mastercard reveló que a la mayoría de las personas en todo el mundo les gusta usar pagos sin contacto porque son más seguros y limpios. Un nuevo estudio de Visa en 2022 mostró que, incluso después de la pandemia, la mayoría de los clientes aún desean utilizar pagos sin contacto en sus transacciones de negocios. 

Mejora en Seguridad e Higiene

Los pagos sin contacto minimizan el contacto físico entre clientes y proveedores de servicios, reduciendo la probabilidad de propagar gérmenes. Esto es particularmente importante para los servicios a domicilio y los dueños de pequeños negocios, ya que a menudo trabajan en estrecha proximidad con clientes.

Transacciones Más Rápidas y Convenientes

Los pagos sin contacto no solo son más seguros, sino también más rápidos y convenientes que los métodos de pago tradicionales. Los clientes pueden simplemente pasar su tarjeta o dispositivo móvil para completar una transacción, eliminando la necesidad de manejar efectivo o insertar una tarjeta en un lector.

Mejora en la Seguridad

Los pagos sin contacto ofrecen características de seguridad mejoradas, como la tokenización y el cifrado, que ayudan a proteger los datos sensibles del cliente. Como resultado, el riesgo de fraude y violaciones de datos se reduce significativamente en comparación con los métodos de pago tradicionales.

Compatibilidad con Soluciones de Pago Móvil

Las soluciones de pago móvil como Apple Pay y Google Pay se están volviendo cada vez más populares entre los clientes. Estas soluciones se basan en tecnología sin contacto, lo que significa que los negocios que aceptan pagos sin contacto pueden integrar de manera fluida las opciones de pago móvil.

Las Mejores Opciones para Aceptar Pagos para tu Pequeño Negocio

Al buscar entre todas las opciones de pago para pequeñas empresas, es crucial que los propietarios de negocios comprendan las diferencias y elijan las opciones de pago adecuadas que se adapten a las preferencias de sus clientes, al tiempo que agilizan sus operaciones.

En esta sección, exploraremos las mejores opciones para que aceptes pagos en tu pequeña empresa.

Pagos en Persona para Negocios Locales

Los pagos en persona siguen siendo un aspecto esencial de muchas pequeñas empresas, particularmente para las tiendas físicas y los negocios basados en servicios donde las interacciones cara a cara son comunes.

Existen varias opciones disponibles para aceptar pagos en persona:

• Procesamiento de Tarjetas de Crédito y Débito: Esta es una de las formas de pago más populares. Para aceptar pagos con tarjeta en persona, necesitarás un sistema de punto de venta (POS) o un lector de tarjetas que pueda procesar transacciones. Algunas opciones populares para pequeñas empresas incluyen Square POS y Vend.
• Soluciones de Pago Móvil: Las soluciones de pago móvil están ganando popularidad entre los consumidores y son particularmente adecuadas para negocios que operan en movimiento o brindan servicios en los hogares de los clientes. Estas soluciones te permiten aceptar pagos utilizando un dispositivo móvil, como un teléfono inteligente o una tableta.
• Pagos en Efectivo: Aunque las opciones de pago digital están ganando popularidad, el efectivo sigue siendo un método de pago ampliamente utilizado, especialmente para transacciones pequeñas. Como propietario de una pequeña empresa, es esencial tener un sistema confiable de gestión de efectivo, que incluya una caja registradora segura y un registro preciso de transacciones.

Ofrecer una variedad de opciones de pago en persona, incluyendo el procesamiento de tarjetas de crédito y débito, soluciones de pago móvil y efectivo, asegura que tu pequeña empresa pueda satisfacer las diversas preferencias de los clientes.

Al proporcionar una experiencia de pago fluida y conveniente, puedes aumentar la satisfacción del cliente, la lealtad y, en última instancia, los ingresos de tu negocio.

Pagos con Tarjeta de Débito y Crédito para tu Pequeño Negocio

Los pagos con tarjeta de débito y crédito son esenciales para las pequeñas empresas, ya que permiten a los clientes pagar utilizando su método preferido, lo que puede llevar a un aumento en las ventas y la satisfacción del cliente.

Hay algunas formas principales de aceptar pagos con tarjeta de débito y crédito:

Terminal Virtual

Una terminal virtual es una aplicación web que permite a las empresas procesar pagos con tarjeta sin necesidad de un lector de tarjetas físico. Esta opción es particularmente útil para pequeños negocios que procesan pagos por teléfono, por correo o para pedidos en línea.

• Por ejemplo, GoSite se integra con Stripe para este tipo de pagos. Puedes aceptar pagos por teléfono o enviar solicitudes de pago de forma virtual. ¡Prueba GoSite Payments GRATIS!

Para usar una terminal virtual, deberás ingresar manualmente la información de la tarjeta del cliente, y el pago se procesa de forma segura a través de la pasarela de pago.

Lector de Tarjetas

Los lectores de tarjetas son dispositivos portátiles que permiten a las empresas aceptar pagos con tarjeta en persona al conectarse a un smartphone o tablet. Si tu negocio necesita una solución de "deslizar", los lectores de tarjetas son la mejor opción.

Algunos lectores de tarjetas populares para pequeñas empresas incluyen:

• Square
• PayPal
• SumUp

Los lectores son la mejor opción para minoristas y restaurantes.

POS- Punto de Venta

Un sistema de punto de venta (POS) es una solución todo-en-uno que combina procesamiento de pagos, gestión de inventario, gestión de clientes e informes.

Algunos de los mejores sistemas POS para pequeñas empresas incluyen Clover, Shopify y Vend.

Los sistemas POS son ideales para negocios medianos y grandes que requieren características más avanzadas y pueden beneficiarse de un sistema integrado.

Transferencias Bancarias

Las transferencias bancarias, a menudo conocidas como transferencias electrónicas o transferencias de fondos electrónicas (EFT), se destacan como nuestra opción principal para aceptar pagos para negocios debido a su naturaleza segura y sus ventajas prácticamente inmunes a contracargos.

Aquí tienes lo que necesitas saber sobre la aceptación de transferencias bancarias para tu pequeña empresa:

• Configura una cuenta bancaria empresarial: Para recibir transferencias bancarias, necesitarás una cuenta bancaria empresarial dedicada. Esto no solo facilita la gestión de tus finanzas, sino que también ayuda a establecer la credibilidad de tu negocio.
• Facilita tus transacciones de forma segura: Proporciona a tus clientes la información necesaria para enviar una transferencia bancaria, pero no les des los detalles reales de tu cuenta bancaria. En su lugar, utiliza soluciones de transferencia virtual como Stripe, que permiten el intercambio y la realización segura de un pago.
• Monitorea y registra las transacciones: Revisa regularmente tu cuenta bancaria en busca de transferencias entrantes y mantén registros precisos de todas las transacciones para asegurar una contabilidad adecuada y el cumplimiento fiscal.

Estas transferencias permiten el movimiento fluido de dinero entre cuentas bancarias, lo que las convierte en una excelente opción para negocios que manejan transacciones importantes, pagos recurrentes o atienden a una clientela internacional.

Cheques en Papel

Los cheques en papel han disminuido en popularidad debido al auge de las opciones de pago digitales, pero algunos clientes aún pueden preferir usarlos para transacciones grandes o en ciertas industrias.

Sin embargo, los cheques en papel no son la opción ideal para los pequeños negocios. Dificultan el mantenimiento de registros y contribuyen a una contabilidad menos completa y digital. Además, cualquier documento físico está inherentemente en riesgo de errores humanos.

Pago en Efectivo

Aunque el efectivo sigue siendo un método de pago prevalente, especialmente para transacciones pequeñas o negocios en ciertas industrias, puede que no sea la opción más ideal para las pequeñas empresas. Hay varias razones por las que los pagos en efectivo pueden presentar desafíos:

• Aumenta los riesgos de seguridad: Manejar y almacenar efectivo de forma segura requiere inversión en cajas registradoras o cajas de seguridad de alta calidad. Limitar el acceso a empleados autorizados también añade una capa adicional de complejidad en comparación con los métodos de pago digitales.
• Procedimientos de manejo complejos: Capacitar a los empleados en procedimientos adecuados para el manejo del efectivo, como contar el dinero frente a los clientes, verificar la autenticidad de los billetes y proporcionar el cambio correcto puede ser laborioso y propenso a errores humanos.
• Riesgo de robo o pérdida: Depositar regularmente el efectivo en la cuenta bancaria de tu negocio es esencial para minimizar el riesgo; sin embargo, esta tarea consume tiempo valioso que podría emplearse en otros aspectos de la gestión de tu empresa. Mantener cantidades mínimas de efectivo también limita las posibles pérdidas, pero puede no eliminarlas por completo.
• Desafíos en el mantenimiento de registros: Mantener registros precisos de todas las transacciones en efectivo es crucial tanto para la contabilidad como para el cumplimiento fiscal. Sin embargo, rastrear los recibos diarios, depósitos y discrepancias puede ser laborioso en comparación con los registros de transacciones digitales más automatizados.

Al reconsiderar la dependencia de los pagos en efectivo en favor de ofrecer una variedad de opciones alternativas, como tarjetas de crédito/débito, monederos móviles y transferencias en línea, las pequeñas empresas pueden optimizar sus operaciones mientras satisfacen las diversas preferencias de los clientes y proporcionan una experiencia de pago más segura.

Opciones de Pago en Línea para Negocios Utilizando Soluciones de Software

El auge del comercio electrónico y la tecnología digital ha llevado a una mayor demanda de opciones de pago en línea. Para las pequeñas empresas, ofrecer soluciones de pago en línea convenientes puede ayudar a atraer a más clientes, aumentar las ventas y optimizar las operaciones del negocio.

Aquí hay algunas soluciones de software populares para aceptar pagos en línea:

Aplicaciones de Pago (Venmo, Paypal, etc)

Las aplicaciones de pago se han vuelto populares entre los consumidores por su conveniencia y facilidad de uso.

• Venmo permite a los usuarios enviar y recibir pagos al instante. Las empresas pueden crear un perfil empresarial en Venmo para aceptar pagos, con una tarifa de transacción del 1.9% + 10¢. PayPal permite a las empresas aceptar pagos a través de su sitio web o aplicación.
• PayPal ofrece una variedad de soluciones de pago, incluyendo PayPal Checkout, PayPal Payments Standard y PayPal Payments Pro, con tarifas que van desde el 2.9% + 30¢ hasta el 3.49% + 49¢ por transacción. Muchas pequeñas empresas han comenzado a adoptar estas aplicaciones como una forma de aceptar pagos en línea o en persona, pero no son la mejor opción para pequeñas empresas. Pueden ser convenientes, pero en términos de seguridad y personalización, son superadas por otras opciones de pago.

Muchos proveedores de aplicaciones de efectivo desaconsejan firmemente el uso de sus servicios para fines comerciales. Los pagos a proveedores incorrectos y los largos períodos de retención también son frecuentes en PayPal, Venmo, Kik y otras aplicaciones de efectivo.

Sistemas de Point-of-Sale (POS) 

Los sistemas POS son efectivos, pero solo son necesarios para tiendas físicas.

• Square ofrece un conjunto integral de soluciones de pago, incluyendo integraciones de comercio electrónico, facturación y terminales virtuales. Las tarifas de transacción para pagos en línea comienzan en 2.9% + 30¢ por transacción.
• Shopify POS es una solución todo-en-uno para empresas que usan Shopify para su tienda en línea. Shopify ofrece una variedad de opciones de pago en línea, incluyendo Shopify Payments, con tarifas de transacción que comienzan en 2.4% + 30¢ por transacción, dependiendo de tu plan.

Stripe

Stripe es una plataforma de procesamiento de pagos popular diseñada para empresas de todos los tamaños.

Las características clave de Stripe incluyen:

• Acepta una amplia gama de métodos de pago, incluyendo tarjetas de crédito, monederos digitales y monedas internacionales.
• Integración con plataformas de comercio electrónico y software de contabilidad populares.
• Funciones avanzadas de seguridad, como detección de fraude y tokenización.
• Precios transparentes, con tarifas a partir del 2.9% + 30¢ por transacción.

Stripe ofrece una variedad de soluciones de pago, incluyendo pagos en línea, suscripciones y facturación.

Quickbooks

QuickBooks, un software de contabilidad popular, también ofrece soluciones de pago en línea para pequeñas empresas.

Fuente: Integración de GoSite Payments y Quickbooks.

Los beneficios de usar QuickBooks Payments incluyen:

• Integración sin problemas con el software de contabilidad QuickBooks, simplificando la conciliación de pagos y la elaboración de informes financieros.
• Aceptar pagos a través de facturación, terminales virtuales o integraciones de comercio electrónico.
• Precios competitivos, con tarifas para tarjetas de crédito a partir del 2.4% + 25¢ por transacción y tarifas ACH del 1% por transacción (hasta un máximo de $10).

QuickBooks Payments permite a las empresas aceptar pagos con tarjeta de crédito y transferencias bancarias ACH directamente a través de su cuenta de QuickBooks.

GoSite

GoSite es nuestra plataforma todo-en-uno diseñada para ayudar a los pequeños negocios a crecer su presencia en línea.

Además de herramientas para la creación de sitios web y marketing, GoSite ofrece una solución de procesamiento de pagos llamada GoSite Payments.

Las características de GoSite Payments incluyen:

• Depósitos directos de pagos de clientes en tu cuenta corriente.
• Integración con el conjunto de herramientas de GoSite, incluyendo programación de citas y mensajería con clientes.
• Integración sin problemas con QuickBooks y Stripe.
• Procesamiento de pagos seguro con cumplimiento PCI y prevención de fraude.
• Recordatorios automáticos de pagos a través de Payments y Messenger.

Al implementar una o más de nuestras soluciones en GoSite, los negocios pueden ofrecer a sus clientes una variedad de opciones de pago convenientes.

Mejores Prácticas de Pago para Negocios

Implementar las mejores prácticas para aceptar pagos puede ayudar a los negocios a reducir riesgos, mejorar el flujo de efectivo y mantener una relación sólida con los clientes.

Aquí tienes 6 mejores prácticas de pago para los propietarios de pequeñas empresas:

1. Registra todo.

Mantener registros precisos de todas las transacciones es crucial para mantener la salud financiera de tu negocio y evitar problemas potenciales con el IRS. Evita pagos "en efectivo" o "fuera de los libros", ya que pueden llevar a malentendidos, disputas y problemas legales. Un seguimiento adecuado también asegura que estés preparado para manejar cualquier contra cargo que pueda ocurrir, ya que tendrás un registro claro de la transacción y la documentación relacionada.

Cuando/Si Ocurren Contra cargos, Estarás Listo

Al mantener registros detallados, estarás mejor preparado para disputar cualquier contra cargo y proporcionar evidencia que respalde tu caso. Esto puede ayudar a proteger los ingresos y la reputación de tu negocio.

2. Obtén Estimaciones Aprobadas y Luego Conviértelas en Facturas.

Para los profesionales de servicios en el hogar y oficios especializados, proporcionar a los clientes una estimación aprobada antes de comenzar el trabajo puede ayudar a prevenir malentendidos y asegurar un pago puntual.


                     
Fuente: GoSite Estimates

Una vez que se complete el trabajo, convierte la estimación en una factura y envíala al cliente para el pago.

3. Envía Recibos Digitales a los que los Clientes Puedan Acceder en Cualquier Momento.

Ofrecer recibos digitales no solo ahorra papel, sino que también proporciona una forma conveniente para que los clientes accedan y almacenen sus registros de transacciones.

Fuente: GoSite Payments

Esta función puede ayudar a reducir disputas en el futuro y mejorar significativamente la satisfacción del cliente.

4. Envía Facturas por Mensaje de Texto y Enlaces de Pago Compatibles con Móviles.

A medida que más consumidores dependen de sus teléfonos inteligentes para pagos en línea – más del 50%, según DataReportal – ofrecer opciones de pago compatibles con móviles puede ayudar a mejorar la experiencia de pago. Envía facturas y enlaces de pago por mensaje de texto, facilitando a los clientes el pago directamente desde sus dispositivos móviles.

5. Envía Recordatorios de Facturas. Siempre.

Los clientes olvidadizos son la razón número uno de los pagos atrasados, pero con recordatorios en su lugar, no tienen por qué afectarte.

Para mejorar tu flujo de efectivo, envía recordatorios de factura por correo electrónico o mensaje de texto, animando a los clientes a realizar pagos puntuales. Los recordatorios automatizados pueden ahorrar tiempo y esfuerzo mientras aseguran un seguimiento consistente.

6. Para Pagos Grandes por Servicios, Toma un Depósito por Adelantado.

Para negocios de servicios en el hogar y servicios profesionales, requerir un depósito por adelantado puede ayudar a asegurar el compromiso de los clientes y reducir el riesgo de impago. Considera integrar un sistema de reservas en línea que permita a los clientes hacer un depósito como parte del proceso de programación de citas.

Haz el Pago Fácil para Ti y tus Clientes

Al final, el enfoque principal debe estar en ofrecer la mejor experiencia para tus clientes. Esto incluye proporcionar una variedad de opciones de pago que se adapten a sus necesidades y preferencias, asegurando un proceso de transacción fluido y conveniente.