¿Te han dejado plantado clientes o usuarios que olvidaron sus citas? No estás solo.
La tasa de ausencias es alta en todas las industrias. Investigaciones muestran que hay una tasa promedio de ausencias del 15%, lo que resulta en una pérdida de $26,000 en ingresos para negocios con más de $120,000 en ingresos anuales. La forma más simple y rentable de solucionar esta situación es enviar recordatorios para confirmar que tus clientes o usuarios asistirán a sus citas agendadas.
Sigue leyendo para conocer algunas prácticas plantillas de recordatorios de citas que puedes enviar por correo electrónico, mensajes en redes sociales o SMS. Si buscas formas de automatizar estas y otras comunicaciones con clientes, como recordatorios de pago, regístrate para una prueba gratuita de 14 días con GoSite.
Los recordatorios de citas pueden ser un poco complicados para cualquier dueño de negocio. Después de todo, no quieres molestar a tus clientes o usuarios, pero tampoco quieres lidiar con la pérdida de ingresos por una ausencia.
Entonces, ¿cuántos recordatorios de citas deberías enviar?
La recomendación general es enviar una confirmación o recordatorio después de hacer la cita y otro recordatorio antes de la cita.
Cuándo decides enviar el segundo recordatorio depende de ti. Si lo envías con una semana de anticipación y el cliente decide que necesita cancelar, te permitirá llenar ese espacio con otro cliente.
Otros dueños de negocios prefieren un recordatorio dos días o incluso 24 horas antes de la cita. Para determinar qué es lo mejor para tu negocio, considera tu política de cancelación y la naturaleza de tu negocio. Si ofreces cancelaciones gratuitas cuando se realizan antes de un cierto tiempo, envía tu recordatorio de cita al menos un día antes del plazo.
Con el aumento de las comunicaciones digitales, la mayoría de los clientes y usuarios dicen que prefieren los recordatorios por correo electrónico o SMS. Una llamada telefónica puede ser disruptiva para alguien, pero un recordatorio escrito envía el mensaje y permite al destinatario leerlo cuando le sea conveniente, ahorrando tiempo para ambas partes.
Mantén siempre los recordatorios escritos concisos y directos.
Los recordatorios pueden incluir la siguiente información:
A continuación, te presentamos algunas plantillas de recordatorios de citas que puedes usar y editar según tus necesidades.
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ASUNTO: Recordatorio: Tu cita con (nombre del negocio) es el (fecha) Hola (nombre del cliente), Este correo es para confirmar tu cita con (nombre del negocio) para (descripción del servicio) a las (hora) el día (fecha). Para agilizar tu tiempo de espera, asegúrate de que los siguientes formularios estén completos antes de tu cita. (enlace a los formularios aquí) Por favor, confirma tu cita haciendo clic aquí (agregar enlace) o responde a este correo. Si tienes preguntas sobre tu cita, o deseas cancelarla o reprogramarla, por favor contacta nuestra oficina en (dirección de correo electrónico y/o número de teléfono) lo antes posible. ¡Gracias! (nombre del negocio) |
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ASUNTO: Recordatorio: Tu cita con (nombre del negocio) es el (fecha) Estimado/a (nombre del cliente), Este es un recordatorio para tu cita con (nombre del negocio) a las (hora) el día (fecha). Por favor, llega 10 minutos antes para completar cualquier papeleo necesario. También puedes llenar los formularios con anticipación y en línea en (sitio web aquí). El estacionamiento se encuentra en (ubicación). Si vas a llegar con más de 15 minutos de retraso, tu cita puede ser reprogramada o cancelada. Las citas perdidas tendrán una tarifa de cancelación de (cantidad). Esperamos verte a las (hora) el (fecha). Atentamente, (nombre del negocio) |
A continuación, se presentan un par de plantillas que puedes usar para enviar recordatorios de citas a través de mensajes de texto o redes sociales.
| Recordatorio: Tienes una cita con (nombre del negocio) a las (hora) el día(fecha). Responde con 'C' para confirmar tu cita o responde 'R' para reprogramar. |
| Hola (nombre del cliente), tu cita con (nombre del negocio) está programada para este (día). Por favor, recuerda que requerimos un aviso de 24 horas para cualquier cancelación. Presiona C para confirmar o llama al (número de teléfono) para cancelar. ¡Nos vemos pronto! |