¿Qué Compone una Factura Efectiva?

Aunque puedas encontrar fácil atraer clientes que desean tus productos o servicios, tal vez hayas notado que recibir el pago por tu trabajo puede ser un poco más complicado.

En los últimos años, los propietarios de pequeños y medianos negocios solo han visto alrededor del 40% de las facturas pagadas a tiempo.

Si eres parte de esa categoría, probablemente entiendas la frustración y la tensión financiera que pueden causar los pagos atrasados de las facturas en tu negocio.

Una de las mejores maneras de crear y mantener un proceso de facturación exitoso es diseñar facturas efectivas con detalles específicos que hagan rápido y conveniente para tus clientes pagarte. Aquí, aprenderás exactamente cómo hacerlo al comprender los seis elementos esenciales que debes incluir en una factura, aumentando tus posibilidades de recibir el pago a tiempo y mejorando la gestión de tu negocio.

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• Cómo Crear una Factura de Calidad

  • 1. Establece un Sistema de Numeración Único para Cada Factura

  • 2. Incluye un Nombre de Negocio, Dirección y Otra Información de Contacto Relevante

  • 3. Proporciona una Descripción Detallada del Proyecto, Productos o Servicios

  • 4. Añade Fechas Importantes y Costos de los Servicios

  • 5. Inserta el Nombre del Cliente o de la Empresa y la Información de Contacto

  • 6. Incorpora Opciones de Pago y Explica Brevemente el Proceso de Pago

• Consejos para Afinar la Gestión de Tus Facturas

  • Asegúrate de que Tu Proceso de Pago Sea Fácil y Eficiente

  • Prueba la Facturación y la Emisión de Facturas Automatizadas para Ahorrar Tiempo

  • Sé Claro Acerca de las Penalizaciones por Pagos Tardíos de Facturas

  • Ten en Cuenta el Lenguaje que Utilizas

• Aumenta Ingresos con una Facturación Mejorada

Cómo Crear una Factura de Calidad

Puede parecer fácil ingresar la información básica en tu factura sobre el trabajo o los productos que proporcionaste, enviar la factura al cliente y suponer que te pagarán para la fecha de vencimiento. Pero este flujo de trabajo empresarial no siempre es tan sencillo, y la información en tus facturas puede llevar a que los clientes se sientan confundidos y posiblemente paguen tarde, si es que lo hacen, lo que puede afectar negativamente a tu negocio y los pagos que esperas recibir.

Cuando creas una factura efectiva, esencialmente estás facilitando a tus clientes la comprensión de para qué es la factura y cómo pagarte. Además, las facturas efectivas también te ayudan a llevar un control de las finanzas de tu negocio y los costos administrativos relacionados con el servicio ofrecido.

Fuente: Quickbooks

1. Establece un Sistema de Numeración Único para Cada Factura

Una parte esencial para mantener tus facturas organizadas es utilizar números de factura. Los números de factura pueden ayudarte a rastrear tus pagos sin esfuerzo y ver tendencias clave en las finanzas. También facilita el envío de recordatorios de pago, lo que puede mejorar las probabilidades de pagos a tiempo.

Puedes elegir enumerar tus facturas de las siguientes maneras:

• Secuencialmente, comenzando con uno y avanzando hacia arriba.
• Cronológicamente, agregando un elemento de fecha a cada número de factura.
• Agrupándolas por códigos de letras o números asignados a cada cliente.
• Agrupándolas por códigos de letras o números asignados a diferentes proyectos.

Considera basar el sistema de numeración que elijas en lo que sea más fácil para tu negocio. Por ejemplo, los números secuenciales pueden funcionar bien si tienes una base de clientes pequeña. Pero, si tienes muchos clientes o proyectos, un sistema más detallado puede proporcionar más organización.

2. Incluye un Nombre de Negocio, Dirección y Otra Información de Contacto Relevante

Aunque estos detalles pueden parecer obvios, puede ser fácil pasarlos por alto cuando estás ocupado con otros aspectos de la empresa. Por ejemplo, si utilizas una aplicación de facturación para completar automáticamente tu información, puedes accidentalmente ignorar errores menores y omisiones, como números intercalados.

Verifica dos veces la información de tu negocio para asegurarte de que tu cliente sepa quién está solicitando el pago, qué servicio recibió y cómo puede contactarte si tiene preguntas. Esperar a que un cliente solicite esta información puede ser un signo de mal servicio al cliente, y ciertamente querrás evitar eso.

3. Proporciona una Descripción Detallada del Proyecto, Productos o Servicios

Las facturas de calidad y efectivas incluyen una descripción de los productos o servicios proporcionados. Asegúrate de que tus facturas incluyan:

• Una descripción detallada de lo que proporcionaste al cliente.
• La fecha en la que completaste los servicios o entregaste los productos.
• Cuántas unidades pidió el cliente, si aplica.
• Líneas separadas que indiquen o detallen cada producto o servicio, especialmente si los clientes piden más de un producto o servicio.

Fuente: GoSite Invoices

Evitar estos detalles podría llevar a problemas futuros, como clientes cuestionando las descripciones de los servicios. Por lo tanto, apunta a una factura clara y productiva para mostrar a tus clientes que te importa su satisfacción. Una factura sin problemas solo ayuda a hacer el proceso de pago lo más fácil posible para los clientes y asegura una relación positiva entre tu negocio y tus clientes.

4. Añade Fechas Importantes y Costos de los Servicios

La mayoría de las facturas incluyen al menos dos fechas:

• Fechas efectivas: El mes, día y año en que creaste y emitiste la factura. Esta fecha suele ser posterior a la fecha del servicio.
• Fecha del servicio: El mes, día y año en que proporcionaste el servicio o entregaste los productos. A veces, la fecha del servicio puede abarcar más de un día y también puede coincidir con la fecha efectiva. Esta fecha a veces se conoce como el “período de operación.”

Sin embargo, si tu negocio ofrece una suscripción a servicios o productos, las facturas de suscripción suelen contener más de las fechas mínimas estándar. Mientras que las facturas de suscripción incluyen las fechas de servicio y efectivas, también tienen otras fechas desencadenantes de facturación, como las fechas de aceptación del cliente.

Las fechas de aceptación del cliente indican el mes, día y año en que tu cliente ha aceptado tus servicios o productos. Esta fecha puede coincidir o no con la fecha efectiva.

Para facilitar a tus clientes la comprensión de qué significan las fechas y los costos de tus productos o servicios, desglosa lo que significa cada fecha en la factura y los costos asociados. Esto podría incluir:

• Tu tarifa base
• El precio por unidad
• El total bruto antes de impuestos
• Los costos de impuestos
• El total neto que tu cliente debe pagar

Si ofreces descuentos a los clientes, tu factura es un excelente lugar para mostrar cuánto has descontado de su factura y cuánto están ahorrando. Si tu negocio participa en la compartición de costos, también podrías querer incluir los montos de tu participación en los costos.

Al calcular tus tarifas, considera tus costos administrativos y la tarifa de facturación efectiva, que es tu ingreso total dividido por tus horas de trabajo totales.

5. Inserta el Nombre del Cliente o de la Empresa y la Información de Contacto

Las facturas sólidas incluyen no solo el nombre de tu empresa, dirección e información de contacto, sino también la dirección e información de contacto del cliente. Hacer esto ayuda a asegurar que envíes la factura al lugar correcto. El cliente también puede usar la factura para fines fiscales u otros propósitos financieros.

Cuando un cliente no está seguro si una factura es realmente para él, esto podría retrasar tus pagos y causar un problema de servicio al cliente o satisfacción. Además, corregir y reenviar una factura puede desperdiciar tu valioso tiempo, por lo que verificar la información de contacto de tu cliente previene este problema desde el principio.

6. Incorpora Opciones de Pago y Explica Brevemente el Proceso de Pago

Facilita la vida de tus clientes al informarles claramente cómo pueden realizar los pagos, lo que puede variar según tu negocio.

Considera ofrecer varios métodos de pago, permitiendo que tu cliente elija el que sea más conveniente para él. Si ofreces pagos en línea, es posible que desees enviar facturas digitales y proporcionar a tus clientes un enlace a tu portal de pagos para que puedas recibir el pago más rápido.

Fuente: GoSite Invoices

A algunos clientes les gusta hacer negocios a la antigua, por lo que no está de más emitir facturas en papel si esa es la preferencia de tu cliente. Solo recuerda que puede llevarte más tiempo recibir el pago si utilizas facturas en papel.

Consejos para Afinar la Gestión de Tus Facturas

Ahora que sabes qué incluir en una factura, evalúa el resto de tu sistema de gestión de facturas para ver si te beneficia a ti y a tus clientes y mejora la eficiencia de tu negocio.

Asegúrate de que Tu Proceso de Pago Sea Fácil y Eficiente

Una parte del buen servicio al cliente es garantizar que tu proceso de pago sea fácil y conveniente para tus clientes y para tu negocio.

Para empezar, piensa en cómo tus términos de pago afectan tanto a tu negocio como a tus clientes al decidir cuáles serán tus términos. Los términos de pago deben definir claramente lo siguiente a tus clientes:

• Cuándo vencen los pagos.
• Cómo realizar los pagos.
• La penalización por no hacer los pagos a tiempo.

Algunos negocios pueden comunicar las fechas de vencimiento de los pagos utilizando términos como “Net 30” o “Pago por Adelantado”. Sin embargo, puede ser menos confuso simplemente indicar una fecha exacta. Además, algunos negocios están acortando sus períodos de pago (o período inicial) ya que existen opciones de pago más rápidas.

Por ejemplo, el período de pago más popular solía ser de 30 días para completar el pago. Pero, con los métodos de pago en línea, los clientes pueden realizar pagos en minutos en lugar de enviar cheques por correo, lo que, por supuesto, tarda mucho más en llegar. Por lo tanto, puedes optar por reducir los períodos de pago para los clientes y hacer que tu negocio sea más ágil.

Fuente: Sourcing Allies Global

Ofrecer diversas opciones de métodos de pago permite a tus clientes elegir la que mejor se adapte a ellos. Considera aceptar métodos de pago estándar como efectivo y tarjetas de crédito, pero también abre la posibilidad de aceptar pagos a través de plataformas digitales.

Hoy en día, el fraude y el robo de identidad son comunes, y algunos de tus clientes (y tú también) pueden preocuparse por esto si realizan pagos en línea. De hecho, un estudio de Juniper Research predice que se perderán más de 343 mil millones de dólares por parte de empresas en todo el mundo entre 2023 y 2027 debido al fraude en pagos en línea. Así que, para proporcionar seguridad a tus clientes, utiliza opciones de pago reputables que no comprometan la información financiera y refuercen la confianza en tu servicio.

Proporciona instrucciones detalladas sobre cómo pueden realizar su pago, sin importar el tipo que ofrezcas. Para pagos en línea, incluye hipervínculos a sitios web de procesamiento de pagos. Informa a los clientes a quién deben hacer los cheques y a dónde deben enviarlos.

Prueba la Facturación y la Emisión de Facturas Automatizadas para Ahorrar Tiempo

La facturación y emisión de facturas automatizadas pueden hacer las transacciones mucho más convenientes para tus clientes y para tu negocio. Por ejemplo, tu cliente puede guardar métodos de pago que puedes facturar automáticamente, lo cual es práctico si ofreces suscripciones o tienes clientes recurrentes.

Automatizar tu facturación y emisión de facturas ayuda a tus clientes a hacer pagos puntuales y puede reducir errores durante el proceso de facturación. Además, puede ahorrar el tiempo que de otro modo usarías para emitir facturas y recordatorios de pago manualmente, y generalmente no requiere equipo especializado. Puedes implementar la automatización con el computador que ya tienes y dedicar tiempo adicional a otras tareas importantes para tu negocio.

Cuando elijas un programa de automatización de facturación y emisión de facturas, considera lo siguiente:

• ¿Está el programa diseñado para tu industria y tipo de negocio?
• ¿Puedes integrar el programa con otro software de contabilidad para facilitar los pagos?
• ¿Puedes personalizar el portal del cliente según tus necesidades de negocio?
• ¿Puedes editar las facturas para ajustarlas a tus requerimientos y ofrecer un mejor servicio?

Si comienzas a automatizar tu facturación y emisión de facturas, informa a tus clientes sobre cualquier cambio. Proporcionarles los detalles con antelación puede hacer que la transición sea más fácil para ambas partes, y es otro elemento de un buen servicio al cliente.

Sé Claro Acerca de las Penalizaciones por Pagos Tardíos de Facturas

Es una buena práctica empresarial tener una política de pagos tardíos antes de enviar una factura. Dependiendo de tu negocio, puedes cobrar una penalización en forma de porcentaje o tarifa fija como parte de la política. Esto es especialmente útil para empresas que tienen totales de facturación fluctuantes.

Fuente: Handle

Por otro lado, las tarifas fijas por pagos tardíos pueden ser útiles para negocios con precios bastante estables. Las tarifas fijas también pueden establecerse en una escala variable para que cobres una cantidad apropiada para la factura correspondiente.

Una vez que tu política esté establecida, comunícalo claramente a tus clientes. Las facturas deben permitir a tus clientes ver qué sucederá si se retrasan en sus pagos. De lo contrario, los cargos inesperados podrían resultar en una queja del consumidor, lo que afectaría la relación con tus clientes y tu reputación como negocio.

Puede ser prudente incluir tu política de pagos tardíos dentro de los términos del contrato y hacer que el cliente la firme antes de comenzar a trabajar juntos. Los correos electrónicos de seguimiento sobre las facturas también son útiles para recordar a tus clientes que deben realizar un pago y evitar problemas en el futuro.

Ten en Cuenta el Lenguaje que Utilizas

Todas tus facturas y comunicaciones con clientes deben estar redactadas de manera profesional. Aunque puede ser difícil mantener la cortesía con un cliente que ha fallado pagos, es importante que utilices un lenguaje claro para comunicar el monto, cómo realizar un pago y la fecha de vencimiento de la factura.

El respeto hacia el consumidor tiene un gran impacto en cómo perciben tu servicio. Usar “por favor” y “gracias” al dirigirte a tus clientes ayuda a evitar conflictos y muestra que te importa tu cliente.

Aumenta Ingresos con una Facturación Mejorada

Un proceso de facturación fluido requiere precisión, eficiencia y puntualidad. Incluso un error aparentemente menor en la facturación puede afectar negativamente tu flujo de efectivo y tu rentabilidad y la percepción de tu servicio por parte de los clientes.

Al mejorar la forma en que facturas, podrás servir mejor a tus clientes, ofrecer más opciones de pago y hacer crecer tu base de clientes. Toma las medidas adecuadas para asegurarte de que te paguen a tiempo, cada vez, y dirija un negocio más rentable y eficiente, mejorando así la calidad de tu servicio.