Cómo Redactar una Factura: 7 Pasos para Facturar con Eficacia

¿Sabías que el 39% de las facturas no se pagan a tiempo en Estados Unidos?

Para una gran empresa, unos pocos retrasos en los pagos pueden no ser perjudiciales. Sin embargo, para una pequeña empresa, un solo retraso puede suponer la diferencia entre hundirse o mantenerse a flote. Dicho esto, saber cómo redactar facturas claras y de aspecto profesional es clave para cobrar más rápido y evitar cualquier malentendido con tus clientes.

Tanto si acabas de empezar tu negocio como si buscas formas de mejorar tu proceso de facturación, sigue leyendo para conocer siete sencillos pasos que te ayudarán a crear facturas eficaces.

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1. Utiliza una Plantilla de Factura Profesional

Esto puede parecer obvio, pero es habitual encontrarse con facturas o recibos ilegibles, de esos en los que te limitas a pagar el total al final porque no tienes ni idea de lo que pone lo que está escrito a mano.

Una plantilla profesional para facturas debe estar escrita a máquina, contener el logotipo de tu empresa y los colores de tu marca, y utilizar una fuente grande que sea fácil de leer. También debe tener la palabra "Factura", "Cobro", "Estado de cuenta" o como prefieras referirte a tus facturas, en la parte superior de la página.

2. Incluye Información de Contacto Precisa en tu Factura

Facilita a tus clientes la tarea de ponerse en contacto contigo si tienen alguna pregunta sobre la factura o los servicios prestados. Incluye información de contacto precisa tanto de tu empresa como del cliente, incluyendo:

• Nombre del negocio
• Dirección del negocio
• Número de teléfono y correo electrónico de la empresa
• Nombre del cliente
• Dirección del cliente
• Número de teléfono y correo electrónico del cliente

3. Añade la Fecha de Vencimiento y el Número de Factura

Otro dato a destacar en la factura es la fecha de vencimiento. Utiliza una fuente grande en un color diferente o resáltala con un recuadro para que la fecha de vencimiento sea visible y fácil de encontrar. No olvides incluir una fecha de emisión que te ayude a hacer un seguimiento de cuánto tiempo ha permanecido impagado el saldo.

Para hacer un seguimiento del estado de cada factura, asegúrate de incluir un número de factura único en la parte superior. La secuencia del número dependerá de las necesidades de tu negocio. Los métodos de numeración habituales incluyen números cronológicos, secuenciales o basados en clientes y proyectos.

4. Enumera Servicios y Costos en la Factura

Genera confianza y evita las idas y venidas con tus clientes desglosando todos los servicios y costos. Incluye un título conciso del servicio, material, producto o trabajo y ofrece una descripción detallada de cada uno en una línea adyacente.

En la parte derecha de la factura, incluye columnas para la cantidad y el coste de cada artículo. Después, súmalos al subtotal de la parte inferior.

5. Resalta el Importe Total a Pagar en la Factura

Te recomendamos que indiques el importe total adeudado dos veces en la factura. Una vez en la parte superior para mayor claridad y para aquellos que quieran pagar al recibir la factura, y otra vez en la parte inferior después del subtotal desglosado, los impuestos y cualquier tasa o descuento añadido.

6. Facilita Condiciones e Instrucciones de Pago en tu Factura

En la factura, incluye todas las condiciones de pago importantes acordadas previamente en el contrato. Si esperas que te paguen el importe íntegro en el momento de la recepción, en plazos programados o transcurrido cierto tiempo, déjalo claro en la factura. Recuérdales también a los clientes los posibles recargos por demora.

Recuerda a tus clientes sus métodos de pago preferidos o aceptados, como por ejemplo:

• Depósitos bancarios directos
• Cheques
• Tarjetas de débito/crédito
• Efectivo
• Pago en línea o por SMS

Si sólo aceptas ingresos directos, incluye los datos de tu cuenta bancaria. En el caso de los cheques, añade el nombre al que deben dirigirse. Por último, te recomendamos que añadas una nota personal al final de la factura en la que agradezcas a tu cliente su confianza y le recuerdes que deje una reseña en línea.

7. Automatiza el Proceso de Facturación

De media, pasarás una hora procesando manualmente cinco facturas. Según Zycus, las facturas automatizadas también pueden reducir el ciclo servicio-pago en un 80%.

Considera la posibilidad de utilizar un sólido software de procesamiento de pagos como GoSite Payments para reducir el tiempo que dedicas a redactar facturas y facilitar que tus clientes te paguen en el acto. A continuación encontrarás un par de funciones adicionales que deberías tener en cuenta a la hora de elegir un software de pagos: