Guía para pequeñas empresas: conversaciones difíciles con empleados

Una de las ventajas de ser propietario de una pequeña empresa es que tienes pleno control sobre la gestión de tu negocio, tus horarios y tu equipo. Sin embargo, una desventaja de esto es que a menudo tienes que abordar temas delicados y difíciles por tu cuenta.

Mientras la pandemia sigue poniendo a prueba a muchas pequeñas empresas de todo el país, los propietarios han tenido que tomar decisiones difíciles, como despedir a empleados, reducir las horas de trabajo y cerrar temporalmente sus puertas. Todo ello además de preocuparse por la salud de sus clientes, su equipo y su familia.

Pero ya sea atravesando una crisis sin precedentes o simplemente gestionando las tareas y problemas del día a día que surgen al dirigir una empresa, tener un plan sobre cómo gestionar las conversaciones difíciles con tus empleados puede ayudar a resolver los problemas de manera eficiente y mejorar la cultura de trabajo.

A continuación te ofrecemos unos sencillos pasos que puedes seguir para asegurarte de que cualquier conversación difícil que tengas sea productiva y deje a ambas partes sintiéndose escuchadas. Ya sea que se trate de una revisión no tan positiva de un empleado, un conflicto interno, escuchar las luchas personales de un miembro del equipo o incluso dejar ir a alguien, estos pasos te darán las herramientas para manejar cualquier situación profesionalmente y con gracia.

Prepárate con Antelación

Para prepararte, determine el objetivo principal de la conversación. Tener este objetivo en mente te ayudará a trazar los posibles resultados, tanto buenos como malos. Las conversaciones difíciles a menudo pueden volverse confusas, así que esto evitará que se vayan por la tangente.

Debajo del objetivo principal, enumera cada punto que deseas tratar. Si procedes, deja espacio para que la otra parte comente su perspectiva o razonamientos.

No lo hagas: Hacer un guión. Es imposible predecir las respuestas, sentimientos y reacciones de otra persona, así que mantén la mente abierta en lo que se refiere al flujo y la dirección que podría tomar la conversación.

Encuentra el Lugar y el Momento Adecuado

Cuando se trata de conversaciones difíciles, debes reservar tiempo suficiente en tu agenda para evitar interrupciones. Asegúrate de hacer saber a las partes apropiadas cuando no estarás disponible y silencia tu teléfono. Esto no sólo te ayudará a ti y a la otra persona a mantenerse centrados en el tema en cuestión, sino que ayuda a mostrar respeto e inversión en la discusión.

No: Tengas la conversación fuera o en público. A menudo, la gente lleva las discusiones fuera de la oficina, especialmente si trabajas en un espacio abierto, para evitar que otros miembros del equipo escuchen. En su lugar, programa una hora, ya sea por la mañana o por la noche, para poder mantener una discusión privada en el lugar de trabajo.

Crea un ambiente de trabajo en el que los miembros de tu equipo se sientan cómodos.

Crea un Espacio Seguro

Además de tener tu conversación en un entorno privado, es importante asegurarles a tus miembros del equipo que están en un espacio seguro para dar retroalimentación y expresar sus preocupaciones. Esto es particularmente importante cuando quieres mostrar apoyo.

Por ejemplo, si sospechas que un empleado no ha estado cumpliendo con sus objetivos debido a problemas en casa, crear un ambiente de apoyo puede ayudar a encontrar una solución que funcione para todos.

No: Menciones a otros miembros del equipo. Es obvio que estas conversaciones difíciles deben permanecer confidenciales. Sin embargo, una buena manera de generar confianza con tu equipo es evitar mencionar a otros empleados por nombre si no contribuye positivamente a la conversación.

Sé Directo pero Positivo

Los estudios han demostrado que la retroalimentación de apoyo y frecuente mejora enormemente el crecimiento y desarrollo de los empleados. De hecho, alrededor del 86% de los líderes empresariales creen que los programas de reconocimiento de empleados ayudan con las relaciones laborales y la cultura organizacional.

En resumen, la retroalimentación es buena. Sin embargo, para ser efectiva, debe ser constructiva, directa y positiva (cuando sea aplicable). Por supuesto, si ya has tenido una conversación similar con este empleado varias veces y no has visto un cambio, tu crítica puede tomar un enfoque más estricto.

No: Elogies en exceso. La positividad radica en las soluciones o alternativas que estás proporcionando. Si esperas ver una mejora, discute maneras de alcanzar esos objetivos. Si estás despidiendo a un empleado debido a dificultades o contratiempos en el negocio, ofrece una excelente carta de recomendación o referencia.

Da Ejemplos Concretos

Cuando sea posible o necesario, sé tan específico como puedas y da ejemplos. Si deseas cambiar un proceso, guíalos a través de cada paso del nuevo proceso. Si estás hablando de un comportamiento desagradable, describe los casos a los que te refieres y detalla lo que quieres ver en el futuro.

No: Caigas víctima de los prejuicios. Al criticar el comportamiento y gestionar un equipo diverso, asegúrate de comprobar sus prejuicios personales antes de decidir un enfoque. El comportamiento que consideras grosero, antipático o despectivo puede ser simplemente una cuestión de diferencias culturales.

Mantén tus Emociones Bajo Control

Al sacar a relucir temas incómodos, puedes provocar una reacción emocional. Para evitar que la situación se agrave, debes mantener la calma y tus emociones bajo control. Si estás ansioso por la conversación o esperas una respuesta negativa, prepárate mentalmente despejando tu mente antes de la reunión. Practica ejercicios de respiración, haz un poco de yoga por la mañana o sal a dar un paseo.

No: Te pongas a la defensiva. Como dueño del negocio, puede ser difícil no tomarse las cosas como algo personal. Sin embargo, este trabajo también es el medio de vida de tu empleado, por lo que ceñirte a una conversación basada en hechos puede ayudarte a llegar a un entendimiento de forma amistosa.

Ofrece Soluciones

Si se trata de una conversación para ofrecer una crítica constructiva, piensa en algunas soluciones que puedas discutir con el miembro de tu equipo. Si no tienes ninguna, la honestidad es tu mejor política. Hazle saber que no tienes una respuesta, pero que estás abierto a llegar a una solución juntos.

No: Des objetivos o expectativas amplias. Si estás teniendo una conversación difícil con un empleado, lo más probable es que sea por un tema o situación muy específica. Asegúrate de establecer expectativas claramente definidas para que trabajen en ellas.

Muestra Empatía y Compasión

En tiempos de crisis, muchas decisiones pueden estar fuera de tu control. Sin embargo, a la hora de despedir a un empleado, recortarle las horas de trabajo o incluso proporcionarle feedback sobre una caída de la productividad, mostrar un poco de empatía puede ayudar mucho.

Un reciente estudio llegó incluso a la conclusión de que el 90% de los empleados considera que la empatía es importante en el lugar de trabajo, mientras que el 76% cree que contribuye a su productividad.

No: Hagas comparaciones. Durante acontecimientos difíciles como una crisis financiera mundial o una pandemia, algunas personas pueden ser capaces de tirar de sí mismas y resistir. Sin embargo, las dificultades afectan a cada persona de forma diferente. Evita ponerte a ti mismo o a otros empleados como ejemplo de cómo afrontar estas situaciones y anímales a priorizar su salud mental en su lugar.

Deja Espacio para Comentarios y Preguntas

Para que tu conversación sea productiva, deja espacio para comentarios y preguntas. Escucha con la mente abierta y ten en cuenta la perspectiva de la otra persona. Esto ayudará a aclarar cualquier malentendido y fomentará una reacción más positiva por parte de tu empleado.

No: Apresures tu respuesta. Después de escuchar la opinión de un empleado, tómate un momento para procesar tus pensamientos y considerar tus palabras. Si necesitas más tiempo o sospechas que la conversación no conducirá a un resultado productivo, considera la posibilidad de reprogramarla o házles saber que te pondrás en contacto con ellos después de pensarlo un poco.

Revisa la Conversación

Intenta siempre que tus conversaciones queden por escrito (o por correo electrónico). Envía un mensaje de seguimiento que incluya tanto tus temas de conversación como la opinión de tu empleado. Pide una confirmación de que han recibido el email y deja espacio para preguntas. Esta es una buena manera de demostrar que haz escuchado lo que tenían que decir, asegúrate de que no se ha perdido nada en la traducción y de reiterar los próximos pasos o las soluciones que ambos acordaron.

No: Olvides hacer un seguimiento. Si notas una mejora, programa una charla rápida para reconocer el cambio y anímales a que sigan con el buen trabajo.

Siguiendo estos consejos estarás preparado para convertir estas conversaciones incómodas en planes constructivos y productivos que mejoren la cultura de tu equipo y de tu empresa.

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