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El Verdadero Impacto de Facturas Impagadas en tu Resultado Final | ¿Es una buena idea la Cesión de Facturas (Factoring)? | ¿Cómo Manejar Facturas sin Pagar? | 7 Consejos para Evitar Facturas Impagadas | Las Mejores Prácticas para Manejar Facturas Impagadas  | En Conclusión

Como propietario de una pequeña empresa, una de las experiencias más frustrantes es cuando un cliente no paga por sus productos o servicios. No solo afecta su flujo de caja, sino que también puede dañar la relación con el cliente.

En este blog, proporcionaremos algunos consejos sobre cómo manejar la situación cuando los clientes no pagan, incluyendo cómo prevenir que ocurra en primer lugar, cómo abordar al cliente para solicitar el pago, y qué opciones legales tienes a tu disposición. Con estos consejos, podrás gestionar eficazmente las facturas impagas manteniendo relaciones positivas con los clientes.

El Verdadero Impacto de las Facturas Impagadas en tu Resultado Final

1. Flujo de efectivo: No recibir el pago puede dificultar que una empresa pague facturas, empleados y crezca. Esto puede llevar a problemas financieros e incluso hacer que la empresa falle.
2. Tiempo y recursos: Intentar cobrar facturas impagadas puede consumir mucho tiempo y energía que podrían utilizarse en otras cosas. Esto puede hacer que la empresa sea menos productiva y rentable.
3. Relaciones con los clientes: Si una empresa no recibe el pago, puede generar descontento entre los clientes y dañar la reputación del negocio. Esto puede hacer que los clientes busquen otros proveedores, lo que significa que la empresa pierde dinero y oportunidades.
4. Acciones legales: A veces, una empresa tiene que tomar acciones legales para cobrar facturas impagadas. Esto puede ser costoso y llevar mucho tiempo. También puede dañar la reputación del negocio, especialmente si tiene que demandar a un cliente con el que ha trabajado durante mucho tiempo.
5. Solvencia crediticia: No recibir el pago puede dificultar que una empresa obtenga préstamos u otros tipos de financiamiento en el futuro. Esto puede dificultar que la empresa crezca o supere momentos difíciles.

Calculadora para Ayudarte a Prever el Incremento de Ventas al Reducir Pagos Tardíos o No Realizados

¿Alguna vez te has preguntado qué pasaría con tus ventas si pudieras reducir tus cuentas por cobrar en un 50% o incluso en un 10%?

Usando la fórmula siguiente, simplemente ingresa el valor total actual de tus cuentas por cobrar (en dólares), y luego agrega el porcentaje por el cual te gustaría reducir tus cuentas por cobrar.

El número que obtienes te muestra cuánto más en ventas podrías lograr al tomar medidas activas para reducir los pagos tardíos o facturas impagadas por parte de tus clientes.

¿Es una buena idea la Cesión de Facturas (Factoring)?

Si eres propietario de un negocio que necesita dinero rápidamente, el factoring de facturas puede ayudar. Vendes tus facturas impagadas a una empresa a cambio de efectivo rápido. Aquí tienes algunos pros y contras a considerar:

Ventajas del Factoring de Facturas

• Dinero rápido: Obtendrás dinero rápidamente para pagar facturas, empleados, comprar cosas o hacer crecer tu negocio.
• Sin deuda: El factoring no es un préstamo, por lo que no tienes que devolverlo como lo harías con un préstamo.
• Fácil de calificar: Las empresas de factoring evalúan el crédito de tus clientes, no el tuyo, por lo que es más fácil calificar.
• No más cobranzas: La empresa de factoring se encargará de cobrar las facturas impagas, lo que te ahorra tiempo y trabajo.

Fuente: altLine

Desventajas del Factoring de Facturas

• Menos dinero: La empresa de factoring solo te pagará una parte de lo que se te debe, por lo que recibirás menos dinero de lo que podrías haber recibido de otra manera.
• Costo: La empresa de factoring cobra tarifas por sus servicios, las cuales pueden variar dependiendo de algunas cosas.
• Malo para los clientes: A los clientes podría no gustarles recibir llamadas de la empresa de factoring para pagar sus facturas. Esto podría afectar tu relación con ellos.
• Dependencia: Si usas el factoring con demasiada frecuencia, podrías quedarte dependiendo de él en lugar de generar y ahorrar tu propio dinero.

En general, el factoring de facturas puede ser útil si necesitas dinero rápidamente, pero no es una buena solución a largo plazo para tu negocio. Deberías combinarlo con otras formas de generar y ahorrar dinero.

¿Cómo Manejar Facturas que tus Clientes no Pagaron?

Si no has estado en el negocio por mucho tiempo o recientemente has comenzado a tener problemas con clientes que no pagan, la situación puede ser complicada. Aquí tienes consejos para manejar facturas impagas de manera profesional.

Recuérdale al Cliente sobre Facturas Impagadas y Atrasadas

Si un cliente aún no te ha pagado, necesitas seguir pidiéndole amablemente lo que te deben. Esto significa que debes ser paciente, actuar de manera profesional y mantener buenos registros de facturas impagadas.

Los propietarios de pequeñas empresas deben hacer un plan sobre la frecuencia con la que pedirán el dinero adeudado, probar diferentes formas de solicitarlo y tal vez ofrecer incentivos al cliente. Si el cliente aún no paga, el propietario del negocio podría necesitar tomar acciones legales. Pero antes de llegar a ese punto, recordatorios regulares pueden marcar la diferencia.

Llama al Cliente

Es fácil para los clientes ignorar o pasar por alto correos electrónicos o mensajes sobre facturas impagadas. Más importante aún, el estrés que las facturas impagas generan en ti y en el cliente puede hacer que interpretes el silencio de manera negativa.

Antes de sacar conclusiones precipitadas o dejar que tu cliente se escape, levanta el teléfono y realiza la llamada. Ten una conversación adulta con ellos donde puedas ser directo y profesional, y obtener sus comentarios inmediatos sobre por qué no pagan sus facturas.

Asume lo Mejor de tu Cliente hasta que Conozcas toda la Historia 

Si alguien te debe dinero, no asumas lo peor por ahora. Aquí tienes algunos consejos para manejar la situación de facturas impagadas de manera positiva:

• Ten una conversación: Pregúntales qué está pasando con el pago. Sé educado y abierto, y dale la oportunidad de explicarse.
• Escucha con atención: Presta atención a lo que dicen, haz preguntas para asegurarte de entender y resume su punto de vista sobre las facturas impagadas. 
• Piensa lo mejor: Cree que el cliente tiene una buena razón para no pagar, como tal vez haber entendido mal algo o haber tenido problemas financieros por un tiempo. 
• Encuentra una solución: Trabaja con el cliente para encontrar una manera de que te paguen que funcione para ambos. Tal vez puedan pagar en cuotas, o puedes darles más tiempo para pagar sus facturas.
• Escríbelo: Lleva un registro de cada conversación y acuerdo que hagas con el cliente sobre las facturas impagadas. Esto te ayuda a recordar lo que se dijo y lo prueba en caso de desacuerdos más adelante.

Este enfoque puede sentirse como si estuvieras dando ventaja al cliente, pero en realidad es lo contrario. Cuantas más preguntas hagas y soluciones ofrezcas, mayor será su obligación de pagarte lo antes posible.

Siempre y cuando documentes la situación, este paso te da una gran ventaja. Más importante aún, aumentas tus posibilidades de conservar buenos clientes si descubres que algunos clientes simplemente no recibieron tu factura en primer lugar.

Ofrece planes de Pago

Si un cliente no puede pagar todo de una vez, podrías ayudarle creando un plan de pago para sus facturas impagadas. Deberías establecer reglas claras para el pago, verificar cuánto dinero tiene tu cliente, elaborar un plan en el que ambos estén de acuerdo, escribirlo y llevar un registro de los pagos.

Si es necesario, incluso puedes recurrir a herramientas legalmente vinculantes, como firmar un nuevo contrato o trabajar con un prestamista externo para gestionar las facturas impagadas de tu negocio.

Al hacer esto, puedes gestionar facturas impagadas sin hacer que tu cliente se sienta insatisfecho con tus servicios.

Envía una carta formal por correo detallando lo que se debe, cuánto tiempo ha estado sin pagar y las penalidades acumuladas por pago tardío.

Las cartas formales son fundamentales si existe la posibilidad, aunque sea pequeña, de que tengas que tomar medidas legales contra un cliente que aún no te ha pagado. Si todos tus intentos anteriores no funcionan, es momento de enviar al cliente una carta donde se detalle lo que deben y las penalidades adicionales que enfrentarán si continúan ignorando tus intentos de cobro de facturas impagadas.

Consulta a tu Abogado sobre la Acción Legal Apropiada 

Idealmente, deberías hacer que tu abogado redacte y envíe la carta en tu nombre. Involucrarlos en tu situación te proporciona más opciones para utilizar la fuerza de la ley si es necesario para cobrar las facturas impagadas de tu empresa.

Aprende de la Situación y Toma estos Pasos para Evitarlos en un Futuro 

Por supuesto, nunca está bien que hagas todo el trabajo y un cliente no te pague.

Sin embargo, no temas notar las formas en que tu proceso de facturación pudo haber contribuido a facturas impagadas. Puede haber cosas que puedas hacer para mejorar tu sistema de facturación y prevenir estas situaciones incómodas en el futuro para tu negocio. 

7 Consejos para Evitar Facturas que tus Clientes no Pagaron 

1. Crea Términos de Pago Claros y Agrégalos en Cada Factura 

Nunca asumas que tus clientes "entienden". Incluye todo en términos claros en tus facturas. Como propietario de un negocio, debes incluir los siguientes términos en tus facturas:

• Fecha de vencimiento del pago: Esta es la fecha límite para que el cliente pague la factura. Es importante hacer que esta fecha sea clara y fácil de entender.
• Métodos de pago: Indica los métodos de pago aceptables, como tarjeta de crédito, cheque o transferencia electrónica.
• Cargos por mora: Especifica la cantidad de cargos por mora que se aplicarán si el cliente no paga a tiempo. Esto fomentará los pagos oportunos.
• Descuentos: Si ofreces descuentos por pago anticipado o pedidos al por mayor, especifica los términos del descuento en la factura.
• Lista detallada: Proporciona una descripción detallada de los bienes o servicios prestados, junto con la cantidad y el precio de cada uno.
• Información fiscal: Si corresponde, incluye cualquier impuesto sobre las ventas u otros impuestos que deban pagarse.
• Información de contacto: Proporciona la información de contacto de tu negocio, incluido el número de teléfono, la dirección de correo electrónico y la dirección postal.

2. Configura Distintos Recordatorios de Facturas ANTES de las Fechas de Pago

Es común que los propietarios de negocios envíen recordatorios de factura semanalmente hasta que se pague la factura. Sea cual sea la frecuencia que elijas, lo importante es que tus recordatorios sean constantes. La mayoría de los clientes simplemente olvidan pagar las facturas a menos que se les recuerde regularmente.

Fuente: GoSite

3. No Esperes ni Olvides - Envía tu Factura Inmediatamente 

Enviar una factura tarde es una forma segura de confundir a tus clientes y correr el riesgo de que tus facturas queden completamente impagadas. Asegúrate de enviar la factura tan pronto como entregues tu producto o servicio según lo acordado con tu cliente.

4. Ofrece Opciones de Pago sin Contacto para que los Clientes puedan Pagar desde sus Dispositivos Móviles 

Cuantas más opciones seguras de pago ofrezcas a los clientes, mayor será la probabilidad de que te paguen a tiempo y evites facturas impagadas. 

5. Envía Facturas Compatibles con Dispositivos Móviles Vía Texto y Correo Electrónico

Las facturas por correo electrónico son fáciles de pasar por alto, ya que pueden perderse en bandejas de entrada desbordadas o terminar en carpetas de spam. Enviar tus facturas por mensaje de texto (junto con un correo electrónico) es ahora común y asegura que los clientes nunca las pasen por alto, reduciendo así las facturas impagadas en tu empresa. 

Fuente: GoSite

6. Para servicios de mayor costo, toma un depósito por adelantado.

Muchos propietarios de pequeñas empresas requieren que los clientes paguen un depósito en el momento en que reservan un servicio. Especialmente si tu trabajo requiere mucho tiempo y dinero, un depósito inicial puede establecer una base sólida donde los clientes paguen lo que deben de manera pronta, evitando facturas impagadas. 

7. Ofrece Descuentos por Pagos Anticipados en su Totalidad

Si permites a los clientes más de dos semanas para pagar o planes de pago, considera ofrecer descuentos por pagar en su totalidad antes de las fechas de vencimiento establecidas. Esto puede incentivar a los clientes a pagar más rápido y reducir las facturas impagadas en tu negocio.

Las Mejores Prácticas para Manejar Facturas Impagadas 

Es Perfectamente Profesional solicitar el Pago y esperar un Pago Puntual

Muchos propietarios de negocios se sienten nerviosos al pedir dinero por facturas impagadas. Nadie quiere tener un trabajo de tiempo completo como cobrador de facturas, pero hacer lo necesario para que te paguen es una parte incómoda del trabajo.

Recuerda, si no te pagan, no podrás mantener tu negocio. Reconoce que un cliente que se niega a pagar es un riesgo que no te puedes permitir en tu empresa.

El Software de Facturación Facilita mucho Evitar Facturas Impagadas

La mayoría de las cosas que recomendamos en este blog, como la facturación compatible con dispositivos móviles, los recordatorios de pago, los términos de pago, etc., son muy fáciles de gestionar cuando tienes el software de facturación adecuado para tu negocio.

Fuente: GoSite

Considera invertir en una herramienta de pagos que funcione para ti y reduzca la cantidad de pagos tardíos con los que actualmente tienes que lidiar.

Las Políticas y Términos no Significan nada si no los Haces Cumplir 

Aunque la mayoría de los clientes son personas buenas que tienen toda la intención de pagarte, algunos intentarán aprovecharse. Por lo tanto, es imperativo que tus términos de pago sean no negociables y que te esfuerces en hacer que se cumplan para evitar facturas impagadas en tu empresa.

La Comunicación Clara y Consistente con tus Clientes hacen una Diferencia 

No evites las interacciones con tus clientes. Mejora tus habilidades de comunicación estableciendo contacto con tus clientes cada vez que puedas.

Esto te gana el respeto para que te paguen cuando lo solicites. Además, te ayuda a comprender si surge una situación en la que un cliente, que normalmente es excelente, no puede pagar de inmediato como tenía previsto.

Esto no solo reducirá tus facturas impagadas, sino que mejorará tu reputación y aumentará las recomendaciones boca a boca porque la gente disfruta trabajar con tu negocio.

Si te Encuentras en Disputa con un Cliente, es más Importante que te Paguen que Tener la Razón

Como propietario de un pequeño negocio, quieres tener buenas relaciones con tus clientes y evitar problemas. Pero a veces hay desacuerdos, especialmente cuando se trata de dinero. En esos casos, podría ser más importante que te paguen que tener la razón. Aquí te explicamos por qué:

• La acción legal es costosa: Si tienes que ir a la corte para resolver un problema con un cliente, puede costarte mucho dinero. Podrías tener que pagar por un abogado, tasas judiciales y otros gastos. Incluso si ganas el caso, es posible que no valga la pena todo el dinero que gastaste.
• El tiempo es dinero: Resolver un problema con un cliente puede llevar mucho tiempo. Podrías tener que pasar mucho tiempo reuniendo evidencia, yendo a la corte y hablando con abogados y mediadores. Este tiempo podría ser mejor utilizado en otras cosas que hagan crecer tu negocio.
• La reputación es importante: Si tienes una disputa con un cliente, podría hacer que la gente no quiera hacer negocios contigo, lo que podría hacerte perder dinero a largo plazo.
• Necesitas dinero para seguir adelante: Para que un pequeño negocio tenga éxito, necesita tener suficiente dinero entrando. Incluso si tienes que hacer un compromiso, podría valer la pena para que te paguen.

Por lo tanto, aunque es importante ser consistente en todas tus transacciones comerciales, a veces es mejor que te paguen que tener la razón. Al pensar en los costos y beneficios de una disputa, y enfocarte en el flujo de efectivo, los propietarios de pequeñas empresas pueden manejar problemas y mantener saludable su negocio.

Mantener Registros Precisos de los Clientes te ayuda a Navegar de Manera Efectiva por Facturas Impagas, Devoluciones de Cargo y otras Disputas de Pago.

Si mantienes un sólido rastro documental (incluso electrónico), será fácil recordar lo que los clientes te han dicho, recordarles acuerdos pasados e incluso ofrecer evidencia en apoyo de una reclamación legal por facturas impagadas.

En Conclusión

Cuando un cliente no te paga, puede haber muchas razones. Es importante que mantengas una postura firme para cumplir con tus términos de pago, al mismo tiempo que eres flexible con los clientes que no pagaron debido a malentendidos o circunstancias imprevistas.

De cualquier manera, estos consejos te proporcionarán lo que necesitas para reducir tus facturas impagadas y hacer crecer tu negocio.