7 Pasos para Registrar un Negocio en California

¿Eres un nuevo dueño de negocio que desea registrar su empresa en California? ¡En primer lugar, felicidades! Comenzar un negocio es una de las decisiones más importantes que tomarás. Pero ahora, es hora de la parte técnica: registrarse. Registrar tu negocio en California requiere cumplir con muchas reglas y procedimientos específicos. Pero no te preocupes, no es tan difícil como parece.

Antes de comenzar a registrar tu empresa, hay algunas medidas preliminares que debes tomar. Para empezar, necesitas elaborar un plan de negocios. Este servirá como el plan maestro de tu empresa para ayudarte a dirigirla y establecer un plan para su crecimiento. Tu plan debe incluir estrategias de ventas, marketing, fijación de precios y estrategia general de negocio. Incluye también cualquier investigación de mercado, planes de seguro, así como costos iniciales y generales.

Aquí tienes una guía sobre cómo crear un plan de negocios de la Administración de Pequeñas Empresas de EE.UU.

Al empezar a registrar tu negocio en California, ten en cuenta que cada estado tiene un proceso diferente, así como leyes únicas de impuestos sobre la nómina y agencias estatales, por lo que esto solo es aplicable a negocios que se registren en el estado de California. No olvides dejar tu correo electrónico abajo para recibir más consejos, recursos y discusiones internas sobre todo lo relacionado con pequeñas empresas directamente en tu bandeja de entrada.

1. Decide la Estructura del Negocio que Registrarás

Después de finalizar tu plan de negocios, necesitas determinar la estructura de tu empresa. Siempre es buena idea hablar con un abogado privado o asesor fiscal para obtener orientación sobre qué tipo de entidad comercial satisfará tus necesidades empresariales. Ellos también te informarán sobre cuáles serán tus obligaciones legales antes de comprometerte con una estructura.

Aquí están los principales tipos de entidades comerciales disponibles para registrarse en California:

• Corporación
• Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLC)
• Sociedad Limitada (Limited Partnership)
• Sociedad General (General Partnership)
• Sociedad de Responsabilidad Limitada (Limited Liability Partnership)
• Propiedad Individual (Sole Proprietorship)

Puedes aprender más sobre los diferentes tipos de entidades de negocio en California aquí. 

2. Escoge un Nombre Legal para el Negocio que Registrarás

Una vez que tu plan de negocios y estructura estén completos, puedes pasar a elegir un nombre comercial para tu negocio y reservarlo. Consulta la Secretaría de Estado de California para obtener más información sobre la disponibilidad y reserva de nombres. Reservar tu nombre en línea no significa que lo hayas registrado. Debes completar varios pasos antes de registrar legalmente el nombre de tu empresa con la Secretaría de Estado de California.

Puedes encontrar una lista completa de regulaciones de nombres y requisitos estatutarios adicionales y restricciones para entidades comerciales en California aquí.

3. Localiza y Presenta la Información Fiscal del Negocio que Registrarás

Asegúrate de tener la documentación necesaria para las siguientes agencias y programas estatales y federales al registrar tu negocio en California: 

• Junta de Impuestos de Franquicia de California (FTB)
• Junta de Equidad Estatal (BOE)
• Departamento de Desarrollo del Empleo del Estado de California (EDD)
• Servicio de Impuestos Internos (IRS)

Una vez que localices la documentación fiscal necesaria, debes presentar  tus documentos de identificación fiscal y de empleador. En esta etapa, deberías tener tu nombre comercial legal y tu Número de Identificación de Empleador Federal (FEIN) del IRS. Tu FEIN es un número de nueve dígitos que permite al IRS identificar tu negocio. Puedes solicitarlo aquí.

Si tienes problemas con tu información fiscal al registrar tu empresa en California, puedes visitar el California Tax Service Center para obtener ayuda.

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4. Registra el DBA (si aplica) del Negocio que vas a Registrar

Un DBA, que es la abreviatura de "doing business as" (operando como), es un nombre comercial o nombre ficticio que utilizan las empresas que no desean operar bajo su nombre legal registrado. Esta es una opción común entre los propietarios de negocios de California.

Al decidir sobre un DBA para tu negocio en California, es importante que no elijas un nombre que se parezca mucho al de tus competidores; sé original y elige un nombre único. Además, debes prestar atención a las pautas de nombramiento del estado y asegurarte de revisar que todo esté correctamente escrito antes de publicar tu nombre.

Una vez que hayas elegido un nombre adecuado, puedes comenzar a registrar tu DBA en California. Necesitarás presentar un formulario de Declaración de Nombre Ficticio, el cual puedes obtener y enviar a través de la oficina de secretaría del condado local. Debes verificar los requisitos específicos con tu condado. Existen tarifas asociadas con el proceso de presentación, las cuales varían según el condado.

5. Registra tu Negocio

Generalmente, si deseas realizar actividades comerciales en el estado de California, debes registrar y formar tu entidad legal en la oficina de Secretaría de Estado de California. La única excepción es si haz formado una propiedad individual.

Cada tipo de entidad comercial requiere un formulario de registro diferente para registrar tu negocio en California. Puedes buscar y descargar el formulario apropiado en el sitio web de la Secretaría de Estado. Dado que ya has seleccionado un nombre, verificado su disponibilidad y lo has reservado, registrar el nombre de tu negocio será muy fácil.

Una vez que hayas completado y enviado todos los formularios, y la información sea aprobada por el estado, la Secretaría de Estado te asignará un número de cuenta individual. Asegúrate de guardar este número en un lugar seguro, ya que es necesario para completar el último paso en el proceso de registro de tu empresa en California. 

6. Revisa si Necesitas un Permiso o Licencia para tu Negocio

• Licencia Comercial de California
• Permiso de Vendedor de California
• Permiso de Alarma
• Permiso de Construcción
• Permiso Fiscal
• Permiso Sanitario
• Permiso Ocupacional
• Permiso de Carteles
• Permiso de Zonificación

Si tu negocio en California requiere una licencia o permiso, debes obtener las licencias comerciales y otros permisos correspondientes de las ciudades o condados apropiados y esperar la aprobación del estado. Una vez que te den luz verde, es hora de pasar al paso final para registrar tu negocio en California. ¡Ya casi has terminado!

7. Regístrate con la EDD

Después de completar los primeros seis pasos, deberías estar completamente equipado con toda la información necesaria para registrar tu negocio como empleador con el Departamento de Desarrollo del Empleo (EDD) de California. Esto incluye la siguiente información de tu negocio:

• FEIN
• Tipo de negocio
• Nombre legal de la empresa
• DBA (nombre ficticio si aplica)
• Número de cuenta del SoS de California

Puedes encontrar el formulario de registro aquí. Para obtener información adicional sobre la inscripción, visita el sitio web de EDD. Una vez que te registres con éxito como empleador, el EDD te asignará un número de cuenta, llamado Número de Identificación del Estado (SEIN), que es único para tu negocio en California. Puedes utilizar tu SEIN para presentar y pagar tus impuestos estatales sobre la nómina en el futuro.

¡Y eso es todo! Una vez que hayas completado todos estos pasos, tu negocio debería estar listo para operar. Recuerda que estás obligado a cumplir con los requisitos continuos de presentación de la Secretaría de Estado de California (Declaraciones de Información).

Nota: Si tu negocio es propiedad de una minoría, puedes aplicar para la certificación seis meses después de completar el proceso de registro (si cumples con los requisitos).

Enlaces que pueden ayudarte:

• Brochure para Comenzar un Nuevo Negocio en California
• Centro de Servicios de Impuestos de California
• CalChamber 
• División de Programas Empresariales
• Formularios, Ejemplos y Tarifas del Secretario de Estado
• Preguntas más Comunes